Пошук по сайту

Головна сторінка   Бланки   Договори   Заповнення бланків   

Приватний нотаріус Севастопольського міського нотаріального округу, кандидат юридичних наук

Приватний нотаріус Севастопольського міського нотаріального округу, кандидат юридичних наук









Вікторія Голобородько,

приватний нотаріус Севастопольського міського нотаріального округу, кандидат юридичних наук

Надання документів з нотаріального архіву суду в цивільному процесі

Є чимало публікацій, що висвітлюють участь нотаріуса в кримінальному процесі. Та частіше нотаріусам доводиться стикатись все ж таки з провадженням у цивільних справах. Одним із можливих аспектів такого провадження є вимога суду про надання оригіналів певних документів, що зберігаються у справах нотаріусів. Така ситуація може мати місце, наприклад, при необхідності проведення судової експертизи.

Перше питання, яке постає в цьому випадку, — чи має право суд вимагати, а нотаріус надати оригінали документів з нотаріального архіву?

Призначення та проведення судових експертиз регулюється наказом Міністерства юстиції України від 08.10.1998 № 53/5 «Про затвердження Інструкції про призначення та проведення судових експертиз та експертних досліджень та Науково-методичних рекомендацій з питань підготовки та призначення судових експертиз та експертних досліджень». Чинне цивільне процесуальне законодавство не містить норми, які встановлюють порядок одержання зразків для експертного дослідження, тому судді при призначенні експертизи керуються загальними вказівками щодо обов’язку доказування й надання доказів.

Так, відповідно до ст. 133 Цивільного процесуального кодексу України (далі — ЦПК) особи, які беруть участь у справі і вважають, що подання потрібних доказів є неможливим або у них є складнощі в поданні цих доказів, мають право заявити клопотання про забезпечення цих доказів. Способами забезпечення судом доказів є допит свідків, призначення експертизи, витребування та (або) огляд доказів, у тому числі за їх місцезнаходженням.

Відповідно до ст. 137 ЦПК у випадках, коли щодо отримання доказів у сторін та інших осіб, які беруть участь у справі, є складнощі, суд за їх клопотанням зобов’язаний витребувати такі докази. Докази, які вимагає суд, направляються до суду безпосередньо. Особи, які не мають можливості подати доказ, який вимагає суд, взагалі або у встановлені судом строки, зобов’язані повідомити про це суд із зазначенням причин протягом п’яти днів з дня отримання ухвали. За неповідомлення суду про неможливість подати докази, а також за неподання доказів, у тому числі і з причин, визнаних судом неповажними, винні особи несуть відповідальність, встановлену законом. Притягнення винних осіб до відповідальності не звільняє їх від обов’язку подати суду докази.

Таким чином, суд має право витребовувати документи, необхідні для проведення експертизи. При цьому призначення експертизи має бути оформлене відповідною ухвалою суду. А ось яким чином має бути оформлений документ про витребовування документів, необхідних для проведення цієї експертизи, цивільне процесуальне законодавство не встановлює. Поширеною є судова практика надсилання відповідного листа.

Відповідно до ч. 6 ст. 8 Закону України «Про нотаріат» довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються нотаріусом протягом десяти робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з обов’язковим зазначенням номера справи та прикладенням гербової печатки відповідного органу. Отже, вимога суду про надання документів повинна бути:

1) письмовою. Неприпустимим є витребовування будь-якої інформації у нотаріуса в усній формі;

2) обґрунтованою — містити номер справи, що знаходиться у провадженні суду, та у зв’язку із якою надсилається вимога. При цьому, це не означає, що нотаріус має право давати оцінку діям суду про необхідність (значення для справи) тих чи інших документів чи інформації, яка витребовується. Це питання є виключною компетенцією суду;

3) скріплена гербовою печаткою суду.

Якими мають бути дії нотаріуса у разі отримання вимоги про надання документів, що зберігаються в його архіві? На жаль, чинне законодавство не містить чіткого регулювання такої процедури. Так, розділ XVІ Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (далі — Правила), який має назву «Видача і вилучення (виїмка) нотаріальних документів», на практиці залишає багато запитань. Та спробуємо все ж таки «накреслити» приблизний план дій.

Отже, отримавши вимогу суду про надання оригіналів документів зі справ, нотаріус передусім встановлює її відповідність законодавству (відповідно до наведеного вище). Варто зазначити, що якщо нотаріус є особою, що бере участь у справі (сторона, третя особа), то він має можливість реалізувати свої права, передбачені ст. 27 ЦПК (в тому числі знайомитися з матеріалами справи, одержувати копії рішень та ухвал, давати усні та письмові пояснення та ін.)1.

Вилучаючи оригінал необхідного документа зі справи, нотаріус залишає у справі копію цього документа і відповідну вимогу суду (абз. 2 п. 16.2 Правил).

Наступним кроком є безпосередньо передання документів. І саме на цьому етапі нотаріуси стикаються з нормативною прогалиною: яким саме чином здійснювати передання. Пункт 16.2 Правил говорить, що про вилучення оригіналів документів складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий передається суду. На підставі цього можна зробити висновок, що передання документів має бути здійснене особисто, «з рук в руки». Щодо форми акта про вилучення документів, то раніше вона була встановлена Інструкцією про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву. Проте ця Інструкція втратила чинність, і на сьогодні форма акта про вилучення документів не встановлена ані Правилами, ані жодним іншим нормативно-правовим актом. Це означає, що акт складається в довільній формі, приклад якої наведений нижче.

Приватний нотаріус

______ нотаріального округу Іванов І. І.

АКТ № 1

про вилучення документів

місто ______ 29 травня 2012 року

Апеляційний суд міста ________

99000, м.____, вул. ______
Підстава: лист № 00ц­1/000 від 23.05.2012 про надання примірника довіреності.

З якою метою вилучаються справи (документи): у зв’язку з призначенням почеркознавчої експертизи.

Вилучаються такі документи: зі справи 0218 том № 3 «Довіреності із зазначенням строку їх дії (у тому числі довіреності, видані в порядку передоручення)» вилучається примірник довіреності, посвідченої 20.05.2010 за реєстровим № 000, виданої Петренком Петром Івановичем на ім’я Сидорова Івана Федоровича, аркуш справи № 72.

№ з/п

Справа №, аркуші документів №

Заголовок документа

Дата документа

Кількість документів

Примітка

1

2

3

4

5

7

1

Справа 0218, том № 3, аркуш № 72

довіреність

27.05.2010

1





Документ виданий в нормальному фізичному стані.

Видав документи: Отримав документи:

Приватний нотаріус Суддя Апеляційного суду

________________ міського міста ______

нотаріального округу

Іванов І. І. Петров В. М.

__________ _________________ _________ _________________

(підпис) (розшифрування підпису) (підпис) (розшифрування підпису)

Гербова печатка Гербова печатка

Як було зазначено вище, акт про вилучення документів складається в двох примірниках, один з яких залишається у справах нотаріуса
(в наряді замість вилученого документа), а другий передається суду.

Окрім вказаного акта Типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса передбачена наявність та ведення нотаріусом Книги обліку видачі документів з архіву для ознайомлення, яка має індекс справи 03-06 (додаток 18 до Правил). Таким чином, факт надання документів з архіву нотаріуса має бути зафіксований в цій книзі з проставленням підпису особи, яка прийняла документи.

Необхідно сказати, що в основному судді навряд чи детально знайомі з Правилами ведення нотаріального діловодства і особливостями передання документів зі справ нотаріусів, тож для належного обґрунтування своїх дій можна підготувати для суду супроводжувальний лист приблизно такого змісту:

Супроводжувальний лист
щодо надання примірника довіреності зі справ нотаріуса


Відповідно до листа від 23.05.2012 № 00ц­1/000 я, приватний нотаріус Іванов Іван Іванович, маю надіслати другий примірник довіреності від 20.05.2010, виданої Петренком Петром Івановичем на ім’я Сидорова Івана Федоровича. З приводу цього необхідно зазначити таке.

20 травня 2010 року мною за реєстровим № 000 була посвідчена довіреність від імені Петренка Петра Івановича на ім’я Сидорова Івана Федоровича. Відповідно до вимог статті 59 Закону України «Про нотаріат» один із примірників цієї довіреності був залишений у моїх справах.

Згідно з частиною 5 статті 14 Закону України «Про нотаріат» архів та документи нотаріального діловодства приватного нотаріуса є власністю держави.

Відповідно до абзацу другого пункту 16.2 Правил ведення нотаріального діловодства,
затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (далі — Правила ведення нотаріального діловодства), у виняткових випадках за наявності передбаченого та
належним чином оформленого процесуального документа суду провадиться вилучення оригіналів документа з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа, який вилучено, і процесуального документа, на підставі якого здійснено вилучення.

Відповідно до абзацу третього пункту 16.2 Правил ведення нотаріального діловодства про вилучення оригіналів документів складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий передається суду.

Крім цього, Типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса передбачена наявність та ведення нотаріусом Книги обліку видачі документів з архіву для ознайомлення.

Враховуючи вищенаведене, я, приватний нотаріус Іванов Іван Іванович, можу передати Апеляційному суду міста ______ оригінал (примірник, що зберігається у справах нотаріуса) довіреності лише за умови виконання вимог законодавства щодо належного оформ­лення процедури передачі: підписання двох примірників Акта про вилучення оригіналів документів та запису в Книзі обліку видачі документів з архіву для ознайомлення.

Отже, прошу виконати вказані дії для передання примірника довіреності

Відповідно до частини 1 статті 142 Цивільного процесуального кодексу України речові докази після їх дослідження повертаються особам, від яких вони були одержані, і якщо останні заявили про це клопотання. Керуючись наведеним, ПРОШУ після закінчення експертизи повернути мені надану суду довіреність.

Додатки: Акт № 1 про вилучення оригіналів документів у двох примірниках на 1ому аркуші кожен.

Приватний нотаріус І. І. Іванов

Текст такого листа розміщується на бланку організаційно-розпорядчих документів приватного нотаріуса (відповідно до розділу V Правил) та реєструється у Журналі реєстрації вихідних документів (відповідно до розділу VІІІ Правил). Один із примірників супроводжувального листа з відміткою канцелярії суду про прийняття залишається у справах нотаріуса.

Підсумовуючи наведене, можна коротко викласти алгоритм дій нотаріуса:

1) вилучення зі справи необхідного документа, при цьому із залишенням у справі його копії та вимоги суду про його витребовування;

2) складання двох примірників Акта про вилучення документів та двох примірників супроводжувального листа;

3) особисте прибуття на прийом до судді, пояснення ситуації і підписання двох примірників Акта, один з яких одразу залишається у судді;

4) реєстрація супроводжувального листа в канцелярії суду із залишенням у нотаріуса примірника цього листа з відповідною відміткою канцелярії.

З метою уникнення втрати документів, що були передані суду, необхідно періодично цікавитись «долею» справи взагалі та наданих документів зокрема.

1Детальніше про участь нотаріуса в цивільному процесі див.: Вікторія Голобородько. Нотаріус в цивільному процесі // Мала енциклопедія нотаріуса. – № 6. – 2011. – С. 51–66.

MEH № 4 2017 г. - -

поділитися в соціальних мережах



Схожі:

Приватний нотаріус Севастопольського міського нотаріального округу,...
Севастопольського міського нотаріального округу, кандидат юридичних наук, доцент Кримського юридичного інституту Національного університету...

Кандидат юридичних наук, приватний нотаріус Севастопольського міського нотаріального округу
Так сталося, що професія «нотаріус» — переважно жіноча професія. Крім того, що нотаріуси-жінки — грамотні досвідчені спеціалісти,...

Приватний нотаріус Дніпропетровського міського нотаріального округу,...
Дніпропетровського міського нотаріального округу, доцент кафедри громадсько-правових дисциплін юридичного факультету Дніпропетровського...

Державний реєстратор приватний нотаріус Київського міського нотаріального...
Державний реєстратор приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу

Кандидат юридичних наук, приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу
Навіть Юрген Торвальд не обійшовся без згадки про нотаріуса в одній зі своїх праць з історії криміналістики й судової експертизи...

Приватний нотаріус Харківського міського нотаріального округу, член...
Харківського міського нотаріального округу, член Консультативно-методичної ради при Департаменті нотаріату, фінансового моніторингу...

Приватний нотаріус Харківського міського нотаріального округу, член...
Харківського міського нотаріального округу, член Консультативно-методичної ради при Департаменті нотаріату, фінансового моніторингу...

Ат «товариство» м. Харків, вул. Іванова, 7 Голові правління
Нотаріус Марія Петрівна, приватний нотаріус Харківського міського нотаріального округу, повідомляю, що від Акціонерного товариства...

Приватний нотаріус Запорізького міського нотаріального округу
...

Приватний нотаріус Полтавського міського нотаріального округу
Згідно зі ст. 1233 ЦК україни заповітом є особисте розпорядження особи на випадок її смерті

Приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу
Під умовною назвою «спадкування нерухомості з іноземним елементом» розглянемо такі випадки

Приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу, член...
...

Приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу Кобелєва Алла Михайлівна
Відділ державної виконавчої служби Солом’янського районного управління юстиції в м. Києві

Приватний нотаріус Полтавського міського нотаріального округу
...

Приватний нотаріус Полтавського міського нотаріального округу
Разом з тим в законодавстві відсутнє чітке визначення права користування дітей майном своїх батьків І їх прав щодо нього

Приватний нотаріус Харківського міського нотаріального округу, член...
Харківського міського нотаріального округу, член Консультативно-методичної ради при Департаменті нотаріату, банкрутства та функціонування...

Приватний нотаріус Харківського міського нотаріального округу, член...
Харківського міського нотаріального округу, член Консультативно-методичної ради при Департаменті нотаріату, банкрутства та функціонування...

Приватний нотаріус Харківського міського нотаріального округу, член...
Харківського міського нотаріального округу, член Консультативно-методичної ради при Департаменті нотаріату, банкрутства та функціонування...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації




blanki-ua.com.ua


Головна сторінка

Бланки резюме
Бланк довіреності
Бланк заяв
Заява зразок
Договір розірвання
Зразок позовної заяви
Заява на паспорт