Пошук по сайту

Головна сторінка   Бланки   Договори   Заповнення бланків   

Формування справ (нарядів). оформлення справ для архівного зберігання

Формування справ (нарядів). оформлення справ для архівного зберігання





Сторінка1/4
  1   2   3   4




Валентина Бережна,

завідуюча Державним нотаріальним архівом Автономної Республіки Крим;

Ганна Ожегова,

юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»

Формування справ (нарядів). оформлення справ для архівного зберігання

(за підсумками Крымских встреч нотариусов 13–16 червня 2013 року)

У цій статті ми розглянемо вимоги до формування справ та оформлення їх для архівного зберігання, при цьому зосередимо увагу на проб­лемних моментах, які найчастіше виникають в практиці нотаріусів.

Формування справ (нарядів)

Загальні правила формування справ (нарядів) встановлено розділом X Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за № 1318/18613 (зі змінами) (далі — Правила) — «Вимоги щодо формування справ (нарядів)». Спадкові справи мають формуватися згідно з розділом ХІ Правил — «Особливості формування спадкових справ».

Формування справ — це групування виконаних документів у справи (наряди) відповідно до індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, складеної на підставі Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса.

Формування справ державної нотаріальної контори здійснює особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства, а формування справ приватного нотаріуса — особисто приватний нотаріус або особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.

Формування спадкових справ здійснює особисто державний чи приватний нотаріус, у провадженні якого знаходиться справа.

Пункт 10.2 Правил визначає загальні вимоги до формування справ, а саме:

у справи мають вміщуватися тільки оригінали документів та (або) у випадках, передбачених чинним законодавством, копії з таких документів, оформлених та за­свідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій.

Так, відповідно до Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за № 282/20595 (зі змінами та доповненнями), у справах нотаріуса залишаються:

1) копії (фотокопії) або витяги, наприклад, відповідних свідоцтв про факт державної реєстрації актів цивільного стану — про народження, шлюб, смерть; установчих документів (статутів, положень, засновницьких договорів тощо);

2) витяг з документа, за яким установлено особу громадянина, в якому відображено всі заповнені сторінки, що стосуються реквізитів поданого документа, його дійсності та мають значення для вчинюваної нотаріальної дії — при посвідченні правочинів, видачі свідоцтв чи оформленні інших документів, примірники яких залишаються у справах нотаріуса;

3) копія (фотокопія) платіжного документа, що підтверджує сплату в передбачених законом випадках податку з доходів громадян та інших обов’язкових платежів (у свою чергу, документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках, повертаються з відповідною відміткою про вчинену нотаріальну дію особам, які здійснили таку оплату, або уповноваженим представникам цих осіб);

4) копії (фотокопії): документів, які підтверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частину, інше нерухоме майно, — якщо посвідчуються договори про заставу (іпотеку), оренду чи найм (позичку) житла, відчуження власником (власниками) частини належного йому (їм) майна, а також якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюючий документ на згадане майно і один із них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); договорів про визначення чи зміну розміру часток у спільній частковій власності, а також договорів про порядок володіння та користування майном; державного акта на право власності на земельну ділянку, договору про відчуження земельної ділянки — при посвідченні договору купівлі-продажу, міни, дарування, пожертви, довічного утримання (догляду), ренти, спадкового договору, а також при видачі свідоцтва про право на спадщину на земельну ділянку; сертифікатів про право на земельну частку (пай) — при видачі свідоцтва про право на спадщину; свідоцтв про реєстрацію транс­портних засобів, технічних паспортів на транспортні засоби, інші самохідні машини і механізми — при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцтва про право на спадщину;

5) фотокопія довідки або витягу про підтвердження наявності реєстраційного номера облікової картки платника податків за даними Державного реєстру фізичних осіб — платників податків або фотокопія сторінки паспорта з даними про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру; фотокопія довідки або витягу коду платника податків згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України — при посвідченні правочинів майнового характеру та у випадку засвідчення справжності підпису на заяві, примірник якої залишається у справах нотаріуса.

Зверніть увагу: з внесенням змін до Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.05.2013 № 888/5 окрім фотокопії довідки або витягу про підтвердження наявності реєстраційного номера облікової кратки платника податків також може виготовлятися фотокопія сторінки паспорта з даними про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру;

до справ включаються документи лише одного діловодного року.

У цьому випадку виключенням є тільки спадкові справи, до яких долучаються додатково видані свідоцтва;

справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання формуються окремо;

у справи підшиваються тільки виконані документи, підшивати у справи невиконані документи не дозволяється;

не допускається включення до справ документів, які не мають відношення до справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів;

накази з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають підшиватися окремо;

протоколи засідань виробничих нарад групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання;

листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: спочатку йде документ-запит, а за ним — документ-відповідь.

Оскільки вказане положення прописане в розділі Правил «Вимоги щодо формування справ (нарядів)», а наступний розділ має назву «Особливості формування спадкових справ», то при формуванні спадкових справ це правило також має враховуватися;

документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту (копії), витяги з наказів (розпоряджень) про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи;

нотаріальні документи (за винятком документів, пов’язаних з оформленням спадкових справ) підшиваються у справи в такому порядку: першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, який залишається у справах контори, приватного нотаріуса, за ним — документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений.

Щодо особливостей формування спадкових справ, то пункт 11.6 Правил встановлює, що у спадкову справу підшиваються всі документи, пов’язані з оформленням спадкових прав. Документи систематизуються у хронологічному порядку за датами їх надходження, виконання, підписання, видачі тощо;

квартальні плани та звіти формуються у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання;

документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки (таблиці, розрахунки, викопіювання тощо), групуються у справи на загальних підставах;

справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).

З урахуванням цієї вимоги можна рекомендувати підшивати справи з кількістю аркушів, меншою, ніж 250, задля можливості внесення додаткових документів до справи в майбутньому.

При більшому обсязі документів справу (наряд) ділять на самостійні томи (частини).

Слід зауважити, що частинами тому можуть бути тільки ті справи (наряди), які містять в собі документи щодо, наприклад, одного іпотечного договору, однієї спадкової справи та перевищують кількість 250 аркушів. У такому випадку томи формуються таким чином:

Том 1. 08 січня–24 березня 2012 року (230 + 1 арк.);

Том 2. Частина 1. 25 березня–25 березня 2012 року (210 + 1 арк.);

Том 2. Частина 2 (190 арк.);

Том 3. 26 березня–18 квітня 2012 року (200 + 1 арк.).

При цьому частини тому оформляються таким чином:

кожна частина тому окремо нумерується (тобто нумерація починається з одиниці);

внутрішній опис до тому (справи), що складається з кількох частин, робиться в одному примірнику та розміщується на початку першої частини тому. Кількість аркушів, зазначена у графі внутрішнього опису, має відповідати кількості аркушів цієї першої частини тому, оскільки справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів.

В індивідуальній номенклатурі справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, в відповідних описах справ том (справа), що складається з кількох частин, рахується як справа (наряд) в цілому, тобто як одна одиниця. При цьому в описах справ томові (справі), що складається з кількох частин, присвоюється один порядковий номер, але кожна частина тому заноситься до опису.

Оформлення справ для архівного зберігання

Оформленню для архівного зберігання підлягають справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, і воно регламентується розділом ХІІ Правил «Оформлення справ для архівного зберігання».

Оформлення справ для архівного зберігання передбачає (п. 12.1 Правил):

нумерацію аркушів у справі;

складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

складання засвідчувального напису справи;

підшивання або оправлення справи;

оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Нумерація аркушів справи

Всі аркуші справи, крім аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо. Засвідчувальний напис та чисті аркуші не нумеруються.

Номери на аркушах проставляють у правому верхньому куті нумератором або простим олівцем таким чином, щоб не зачепити текст. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

У разі допущення помилок при нумерації аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою, і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів (зрозуміло, що таких випадків краще не допускати, щоб не викликати плутанину). При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом (підпункт 12.1.4 Правил).

У разі долучення документа до справи долучений документ нумерується тим самим порядковим номером, що й остання сторінка документа. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом.

Надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину

Згідно з п. 12.3.1 Правил у разі надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину на нововиявлене спадкове майно по спадковій справі до справи долучаються заяви спадкоємців, документи, що підтверджують належність спадкодавцю спадкового майна, та інші документи, необхідні для видачі свідоцтва про право на спадщину. Нумерація аркушів спадкової справи в цьому випадку продовжується.

Згідно з п. 15.14 Правил у разі видачі свідоцтва про право на спадщину на доповнення до раніше поданої заяви змінюється лише кількість сторінок однієї (конкретної) спадкової справи. У такому разі вносяться зміни до внутрішнього опису та складаються нові підсумкові записи до такої спадкової справи. Таким чином, внутрішній опис спадкової справи або складається заново з урахуванням доповнених документів (у разі якщо свідоцтво видається тим самим нотаріусом, яким було заведено спадкову справу), або складається додатковий внутрішній опис (якщо свідоцтво видається іншим нотаріусом за запитом про видання спадкової справи з державного нотаріального архіву), при цьому нумерація аркушів справи продовжується, а внутрішній опис, складений до наряду, складається заново з урахуванням змін (у разі якщо свідоцтво видається тим самим нотаріусом, яким було заведено спадкову справу). Крім того, зміни у складі документів спадкової справи також відображаються в графі «Примітки» внутрішнього опису з посиланням на відповідні виправдні документи та дату долучення (вилучення) документа (підпункти 12.2.4 та 12.3.2 Правил).

При змінах у складі документів складається новий засвідчувальний напис. Попередній засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно. Усі зміни в складі справи мають відображатися в засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдний документ.

Аркуш більшого формату, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

Підшивання здійснюється так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче, ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. У тих випадках, коли текст документа розташований близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді (підпункт 12.4.2 Правил).

Підшиті в справи конверти (якщо наявність конверта є обов’язковою) зі вкладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення у конверті.

Складання внутрішнього опису

Згідно з п. 12.2 Правил внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених Типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

На погляд авторів, внутрішній опис також не треба складати до справи 02-32 «Документи (постанови, ухвали, повідомлення тощо) по накладенню і зняттю заборон та арештів відчуження нерухомого та рухомого майна».

Щодо документів довідкового характеру, то згідно з підпунктом 7.3.1 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (зі змінами та доповненнями), довідковий апарат архіву складається з описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу, номенклатур справ, за якими обліковуються справи тимчасового зберігання, історичних довідок до архівних фондів.

Крім того, до документів довідкового та облікового характеру, до яких не складається внутрішній опис, можна віднести:

  • паспорт архіву;

  • всі документи справи фонду за індексом 03-02 у Типовій номенклатурі справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса;

  • передмову до описів;

  • накази приватного нотаріуса з кадрових питань (особового складу);

  • книги, журнали, реєстри тощо.

Щодо справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання, то до них належать, відповідно, всі справи, передбачені індивідуальною номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, строк зберігання яких не більше 10 років включно.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші та окремо нумерується у правому верхньому куті простим олівцем або нумератором. Внутрішній опис розміщується на початку справи.

Зверніть увагу: практика, що склалася в оформ­ленні справ, передбачає розташування перед внутрішнім описом чистого білого аркуша (який не нумерується). Це необхідно для зберігання текстів внутрішнього опису при прошиванні, перепрошиванні, обклеюванні справи тощо.

Чинні Правила називають три форми внутрішнього опису: для спадкових справ (додаток 36 до Правил), для інших справ (додаток 37 до Правил), а також для спадкових справ (нарядів) (додаток 34 до Правил).

У графі «Примітка» внутрішнього опису відображаються зміни у складі документів (включення або виключення документів, заміна оригіналів копіями тощо) з посиланням на відповідні виправдні документи та дату долучення (вилучення) документа (підпункти 12.2.4 та 12.3.2 Правил).

Окрім внутрішнього опису безпосередньо до конкретної спадкової справи, окремо складається внутрішній опис до кожного наряду (картонажу, архівної папки) за формою, наведеною в додатку 34 до Правил.

Складання засвідчувального напису справи

Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації за встановленою формою (додаток 38 до Правил).

Виходячи зі змісту п. 12.1 Правил, засвідчувальний напис має складатися до всіх справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

У Реєстрах для реєстрації нотаріальних дій засвідчувальний напис справи не складається.

Засвідчувальний напис складається на окре­мому аркуші, розміщується в кінці справи та не нумерується. Згідно з п. 12.3 Правил доклею­вання засвідчувального напису не допускається.

У книгах та журналах засвідчувальний напис вміщується на зворотному боці останнього чистого аркуша.

Згідно з п. 12.3 Правил у засвідчувальному написі вказуються:

всі неусувані дефекти (пошкоджені аркуші, зруйновані, залиті чорнилом);

довідки-замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів — їх кількість, наявність актів, довідок, літерних та пропущених номерів аркушів;

номери великоформатних аркушів.

При змінах у складі документів складається новий засвідчувальний напис. Попередній засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

У засвідчувальному написі мають відображатися всі зміни в складі справи з посиланням на відповідний виправдний документ.

Підшивання документів у справи

Правила встановлюють, що підшивання справ має виконуватися періодично, але не пізніше ніж через 3 місяці після закінчення справ у діло­водстві.

Таку ж вказівку встановлено і для спадкових справ, які також є справами тривалого (понад 10 років) зберігання.

Згідно з п. 11.5 Правил спадкова справа вважається закінченою за датою видачі свідоцтва про право на спадщину, якщо на підставі поданих заяв про видачу свідоцтва про право на спадщину було видано відповідні свідоцтва всім спадкоємцям, які закликалися до спадкування, та на все майно, заявлене такими спадкоємцями. Усі інші заяви, що будуть подаватися після закінчення спадкової справи, вважаються такими, що подані додатково. Якщо спадкоємець помер до видачі свідоцтва про право на спадщину або таке свідоцтво не підлягає видачі з інших причин (наприклад, питання щодо спадкування майна вирішено в судовому порядку), спадкова справа вважається закінченою з дати отримання нотаріусом свідоцтва про смерть, рішення суду тощо.

При підшиванні справ необхідно дотримуватися таких вимог:

  • підшивання документів має здійснюватися міцними, туго натягнутими нитками;

  • при підшиванні документа в справу (наряд) робляться 4 проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа не повинна бути більше 2 см;

  • підшивання має здійснюватися так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче, ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. Якщо текст документа розміщений близько до краю аркуша, то до такого аркуша має підклеюватися смужка паперу, за яку документ підшивається до справи;

  • при підшиванні документів металеві скріплення (скріпки, булавки) зі справи видаляються.

Оформлення обкладинок справ (нарядів)

Обкладинки справ (нарядів) з документами, які підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, повинні бути виготовлені з твердого картону та оформляються за встановленою формою, яку наведено в додатку 39 до Правил.

Кожна закінчена спадкова справа повинна бути оформлена в обкладинку з твердого картону, форму якої наведено в додатку 33 до Правил.

Підпунктом 12.4.8 чинних Правил встановлено заборону наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Для справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання Правилами взагалі не встановлено вимог щодо оформлення, яке включає складання внутрішнього опису справи, засвідчувального напису справи, підшивання справи, оформлення обкладинки справи. Тому не буде вважатися порушенням наклеювання титульного аркуша на звичайну картонну папку або швидкозшивач зі справами тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
  1   2   3   4

поділитися в соціальних мережах



Схожі:

Формування справ (нарядів) та їх оформлення для архівного зберігання формування справ
Формування справ — це групування виконавчих документів у справи відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори чи...

Методичні рекомендації щодо складання та оформлення номенклатури...
Номенклатура справ це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються у її діловодстві...

Складання номенклатури справ, описів справ постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання
Ключові слова: номенклатура справ; примірна номенклатура справ, індивідуальна номенклатура справ, строки зберігання, підсумковий...

Складання описів справ (нарядів). Акт про вилучення для знищення...

Методичні вказівки з питань підготовки спадкових справ до архівного зберігання
Вимоги щодо складання та оформлення документів у процесі ведення нотаріального діловодства

Внутрішній опис спадкових справ (нарядів)
Звірку наявності спадкових справ відповідно до книги обліку І реєстрації спадкових справ проведено

Примірні дії щодо описів та актів про вилучення для знищення документів,...
Повненнями від 17. 03. 2015 №381/5, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду складається...

Методичні рекомендації щодо передачі нотаріусами реєстраційних справ,...
Порядку формування та зберігання реєстраційних справ (відповідно до ч. 5 ст. 17 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав...

Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних...
Цей Порядок визначає перелік документів, що складають особову справ державного службовця (далі працівника) апарату та структурних...

Методичні вказівки з питань підготовки спадкових справ до архівного зберігання 15
Про основні підсумки роботи міністерства юстиції та його територіальних органів у 2009 році та завдання щодо підвищення ефективності...

Інструкція про порядок обліку, зберігання І використання документів,...
Книги, журнали І реєстри згідно з типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса

Затверджую
Примірна номенклатура справ для фінансових управлінь (відділів) міських рад та райдержадміністрацій є систематизованим переліком...

Методичні рекомендації розроблені з метою належного виконання нотаріусами...
Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» та напрацювання єдиної практики щодо формування...

Затверджено наказом Державної судової
Порядок формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів (далі – Порядок) розроблено відповідно до вимог Закону України...

Формування та оформлення справ
У статті описано як формувати справи та, згодом, – оформлювати їх (нумерація аркушів у справі; складання внутрішнього опису документів...

Щодо видачі свідоцтва про право на спадщину у тих випадках, коли...
Ну у тих випадках, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, нотаріус витребовує з державного нотаріального архіву відповідну...

Наказ
Приведення справ у відповідність до затвердженої номенклатури справ згідно з функціональними обов’язками

Як правильно заповнити підсумковий запис про категорії та кількість...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації




blanki-ua.com.ua


Головна сторінка

Бланки резюме
Бланк довіреності
Бланк заяв
Заява зразок
Договір розірвання
Зразок позовної заяви
Заява на паспорт