Пошук по сайту

Головна сторінка   Бланки   Договори   Заповнення бланків   

Відповідає номеру у штатно-посадовій книзі

Відповідає номеру у штатно-посадовій книзі






Оформлення та ведення особових справ


Особова справа працівника — це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Загальні вимоги

Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:

  • опис документів;

  • доповнення до особового листка з обліку кадрів;

  • особовий листок з обліку кадрів;

  • автобіографія;

  • копії документів про освіту;

  • копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);

  • заява про прийняття на роботу (контракт);

  • виписка з рішення конкурсної комісії;

  • наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).

Застереження. Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 (П-2ДС – заповнюється на державних службовців) та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках. Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — «75р – В». Ігнорувати вимоги щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів є недопустимим.

У разі якщо особові картки і особові справи при прийнятті працівників на роботу не були оформлені, їх слід оформити, керуючись рекомендаціями, викладеними у цій статті та статті «Облік персоналу».

У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.

Не рекомендується включати до особової справи накази про переведення на іншу роботу, заохочення, дисциплінарні стягнення (зазначені відомості записуються до розділу «Доповнення до особового листка з обліку кадрів»).

До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування тощо.

Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.

Не дозволяється виносити особову справу з приміщення кадрової служби та затримувати її повернення понад добу. У разі використання особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.

Заповнення документів, які включаються до особової справи

Опис документів

«Опис документів» (додаток 1) заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього вносяться в разі залучення до особової справи додаткових документів.

Додаток 1



Кожен документ, який включається до особової справи, в «Описі документів» записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні. У графі «Найменування документів», крім власне найменування, проставляється номер і дата, а також дата внесення до особової справи.

Графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення документів», «Ким вилучено документ та з якої причини» заповнюються відповідно до їх найменування.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Записи в «Доповнення до особового листка з обліку кадрів» (додаток 2) робляться вперше при оформленні особової справи, згодом — при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, наданих працівником.

Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов’язково звіряються із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку тощо.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:

  • у рядку 1 зазначається прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку): Овчаренко Ігор Вікторович;

  • у рядку 2 заповнюється: «чол.» чи «жін.»;

  • у рядку 3 вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження: 1949, 26 травня;

  • у рядку 4 записується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку) відповідно до записів у паспорті: селище Рогань Харківського району Харківської області;

  • у рядку 5 зазначається освіта (на підставі документів):

    • вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет);

    • неповна вища, базова вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади першого або другого рівня акредитації: технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади);

    • середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);

    • початкова (для осіб, які закінчили 3–4-й класи).


Додаток 2



Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов’язково звіряються із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку тощо.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:

  • у рядку 1 зазначається прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку): Овчаренко Ігор Вікторович;

  • у рядку 2 заповнюється: «чол.» чи «жін.»;

  • у рядку 3 вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження: 1949, 26 травня;

  • у рядку 4 записується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку) відповідно до записів у паспорті: селище Рогань Харківського району Харківської області;

  • у рядку 5 зазначається освіта (на підставі документів):

    • вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет);

    • неповна вища, базова вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади першого або другого рівня акредитації: технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади);

    • середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);

    • початкова (для осіб, які закінчили 3–4-й класи).

Форма заповнюється лише особами, які мають вищу, неповну вищу, базову вищу освіту. При цьому найменування навчального закладу та його місце розташування, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису в документі про освіту: Київський інженерно-будівельний інститут; промислове та цивільне будівництво, 1965; промислове та цивільне будівництво, диплом А № 373465;

  • у рядку 6 вказується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею: російською, українською — вільно, німецькою — читаю зі словником;

  • у рядку 7 вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук), із розшифруванням галузі науки, та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «нема»;

  • у рядку 8 перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року опублікування праць та зареєстрованих винаходів. Якщо таких нема, робиться запис: «не маю»;

  • у рядок 9 вносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці):

    • місяць і рік (арабськими цифрами): 01.1981–03.1993;

    • посада (робота) (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку): Оглядач з економічних питань редакції журналу «Перспектива».

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), така, яку він мав у зазначений час: м. Вишневе Київської області.

Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: командир роти військової частини № 2118.

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот): м. Хмельницький, військовий округ;

  • у рядку 10 вказуються країни з назвами, які вони мали на час перебування в них працівника.

У графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо: 05.1995–06.1995 — Польща — поїздка у складі офіційної делегації фірми;

  • у рядку 11 записується дата нагородження, назва державної нагороди: 05.06.1998 — почесне звання «заслужений економіст України»;

  • у рядку 12 запис повинен відповідати запису у військовому квитку: військовозобов’язаний, капітан, технічний, війська ППО;

  • у рядку 13 вказується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), розлучена (-ий), а також прізвища, імена, по батькові, дата народження членів сім’ї, які проживають разом з працівником: дружина — Овчаренко Світлана Олегівна, 01.04.1964 р.; дочка — Овчаренко Ольга Ігорівна, 03.07.1998 р.;

  • у рядку 14 вказується поштовий індекс, назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), вулиці, номер будинку, квартири, домашнього телефону: 04205, м. Київ-205, пр-т Оболонський, 90, кв. 78, тел. 412-1727.

Потім записується серія та номер паспорта, назва органу, що його видав, дата видачі: СН № 563132, Мінське РУ ГУ МВС України в м. Києві, 27.11.1996 р.

Особовий листок підписується працівником і зазначається дата його заповнення.

Матеріал підготовлений за джерелом порталу НR-Лига










 ОФОРМЛЕННЯ ТА ВЕДЕННЯ ОСОБОВОЇ КАРТКИ ПРАЦІВНИКА ФОРМИ № П-2

Спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656 затверджено нову типову форму № П-2 "Особова картка працівника", яку необхідно заповнювати починаючи з 01.01.10 р. Зверніть увагу на відмінності нововведеної форми від тієї, що застосовувалася раніше.

Особова картка працівника заповнюється як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, у тому числі на тому самому підприємстві, в установі, організації, на підставі відповідних документів: паспорта, трудової книжки, диплома або іншого документа про освіту тощо. Уведення нової форми не передбачає переоформлення особових карток працівників, уже заповнених до 01.01.10 р. Нову форму потрібно заводити тільки на працівників, прийнятих на роботу з 01.01.10 р.

Оновлена типова форма № П-2 "Особова картка працівника" складається з 5 розділів: І — "Загальні відомості", II — "Відомості про військовий облік", III — "Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)", IV — "Призначення і переведення", V — "Відпустки". Раніше вона містила 4 розділи: І — "Загальні положення", II — "Професійна освіта на виробництві", III — "Призначення і переведення", IV —"Відпустки". Отже, нову картку доповнено розділом II "Відомості про військовий облік".

Зміст та порядок заповнення розділів І, III, IV та V не змінилися. 

Особливості заповнення нового розділу II "Відомості про військовий облік"

У цьому розділі відображаються всі необхідні відомості про військовозобов'язаних працівників та призовників, за якими здійснюється звіряння з військовими комісаріатами. Відомості про військовий облік заповнюються на підставі військово-облікових документів, зокрема:

• для військовозобов'язаних — військового квитка або тимчасового посвідчення, яке видають замість квитка;

• для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці.

Для невійськовозобов'язаних цей розділ не заповнюється.

Заповнення рядків форми щодо військовозобов'язаних залежить від того, до якого складу належить працівник: рядового чи офіцерського.

Назва рядка

Порядок заповнення рядка

1

2

Якщо працівник — солдат, матрос, сержант, старшина, прапорщик і мічман запасу

Група обліку

Наводяться відомості з п. 22 військового квитка: НПО (Наземно-повітряна оборона), ВМС (Військово-морські Сили), МВС (Міністерство внутрішніх справ), СБУ (Служба безпеки України)

Категорія обліку

Наводяться відомості з п. 21 військового квитка: перша чи друга

Склад

Наводяться відомості з п. 23 військового квитка: солдати, матроси, сержанти, старшини, прапорщики, мічмани

Військове звання

Наводяться відомості з п. 19 військового квитка: рядовий, старший солдат, матрос, старший матрос, молодший сержант, сержант, старший сержант, старшина, старшина 2-ї статті, старшина 1-ї статті, головний старшина, головний корабельний старшина, прапорщик, старший прапорщик, мічман, старший мічман

Військово-облікова спеціальність № __

Відповідно до п. 24, 25 військового квитка записується номер військово-облікової спеціальності та її кодове позначення

Придатність до військової служби

1. Стройовий — якщо у військовому квитку немає запису про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби.




2. Непридатний у мирний час, придатний до нестройової у воєнний час за гр. __ № __, якщо у військовому квитку є про це запис із посиланням на відповідну статтю і наказ Міноборони

Назва райвійськкомату за місцем реєстрації

Указується найменування військкомату, у якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку за місцем його реєстрації (прописки). Якщо військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) ради, то вказується найменування військкомату, якому підпорядкований цей обліковий орган

Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання

Указується найменування військкомату, у якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку за місцем його фактичного проживання. Якщо військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) ради, то вказується найменування військкомату, якому підпорядкований цей обліковий орган

Перебування на спеціальному обліку

За наявності посвідчення про відстрочку проставляється серія та номер посвідчення, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом

Якщо працівник — генерал, адмірал, офіцер запасу, то розділ II заповнюється у викладеному вище порядку з урахуванням таких особливостей;

Група обліку

Не заповнюється

Категорія обліку

Указується розряд запасу згідно із записом у військовому квитку

Склад

Записується профіль: командний, інженерний, технічний, юридичний, медичний, ветеринарний

Військово-облікова спеціальність № __

Записується шестизначне цифрове позначення згідно з відповідним пунктом військового квитка

Придатність до військової служби

На генералів, адміралів, офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється, на знятих із військового обліку заповнюється на підставі записів у військовому квитку

Якщо працівник — призовник, то заповнюються тільки нижченаведені рядки

Група обліку

Призовник

Назва райвійськкомату за місцем реєстрації

Указується назва райміськвійськомату, у якому працівник перебуває на обліку за місцем його реєстрації (прописки)

Назва військкомату за місцем фактичного проживання

Указується назва райміськвійськкомату, у якому працівник перебуває на обліку, за місцем його фактичного проживання

Перебування на спеціальному обліку №

Указується, чи надається відстрочка від призову на військову службу і на який строк

Для осіб, які досягли граничного віку перебування в запасі Збройних Сил України, викреслюються дані про військовий облік і робиться відмітка "Знятий із виключенням із військового обліку за віком".

ЗРАЗОК ЗАПОВНЕННЯ КАРТКИ ФОРМИ № П-2.

Типова форма № П-2

Гімназія № 3 м. Полтава

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держкомстату та Міністерства оборони України від 25.12.09 р. № 495/656

Найменування підприємства (установи, організації)

Код ЄДРПОУ 14225632




Дата заповнення

Табельний номер

Індивідуальний ідентифікаційний номер

Стать (чоловіча, жіноча)

Вид роботи (основна, за сумісництвом)




місце для фотокартки

15.01.10 р.

105

4561223890

Чоловіча

Основна

ОСОБОВА КАРТКА ПРАЦІВНИКА

І. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ

1. Прізвище        _Петрикей_              Ім'я _Сергій_                       По батькові __Іванович__

2. Дата народження "11" квітня 19 64 р.         3. Громадянство ____Україна___

4. Освіта (базова загальна середня, повна загальна середня, професійно-технічна, неповна вища, базова вища, повна вища) Повна вища

Назва освітнього закладу

Диплом (свідоцтво), серія, номер

Рік закінчення

Київський національний педагогічний університет

Диплом АА № 235132

1988

Спеціальність (професія) за дипломом (свідоцтвом)

Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом)

Форма навчання (денна, вечірня, заочна)

Історія

Вчитель історії

Денна

5. Післядипломна професійна підготовка: навчання  в аспірантурі  ад'юнктурі  докторантурі (необхідне відмітити х)

Назва освітнього, наукового закладу

Диплом, номер, дата видачі

Рік закінчення

Науковий ступінь, учене звання













6. Останнє місце роботи  гімназія № 1 м.Полтава__  посада (професія) вчитель історії     

7. Стаж роботи станом на "15" січня 20 10 р.  Загальний 15 днів 7 місяців 22 роки,

                       що дає право на надбавку за вислугу років 10 днів 15 місяців 10 років.

8. Дата та причина звільнення (скорочення штатів; за власним бажанням, за прогул та інші порушення, невідповідність займаній посаді тощо) "25" грудня 20 09 р. за власним бажанням ст. 38 КЗпП України.

9. Відомості про отримання пенсії (у разі наявності вказати вид пенсійних виплат згідно з чинним законодавством) _________________________________________________________________

10. Родинний стан ___________________Одружений____________________________________

Ступінь родинного зв'язку

(склад сім'ї)

П. І. Б.

Рік народження

Дружина

Петрикей Ольга Петрівна

1966

Син

Петрикей Анатолій Сергійович

1986

11. Місце фактичного проживання (область, місто, район, вулиця, № будинку, квартири, номер контактного телефону, поштовий індекс) 36111. м. Полтава, вул Леніна, 45, кв. 12, тел. 54-02-45__

12. Місце проживання за державною реєстрацією 36111. м. Полтава, вул Леніна, 45, кв. 12, тел. 54-02-45__

Паспорт: серія HK 247458. ким виданий _Октябрським РВ ГУ МВС України в м. Полтаві_______

дата видачі 15 квітня 1996 року.

II. ВІДОМОСТІ ПРО ВІЙСЬКОВИЙ ОБЛІК

Група обліку НПО

Категорія обліку

Склад Солдати

Військове звання Рядовий

Військово-облікова спеціальність

999000




Придатність до військової служби Придатний

Назва райвійськкомату за місцем реєстрації Полтавський міськвійськкомат

Назва райвійськкомату за місцем

фактичного проживання Полтавський міськвійськкомат

Перебування на спеціальному обліку Ні

III. ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ (ЗА РАХУНОК ПІДПРИЄМСТВА-РОБОТОДАВЦЯ)

Дата

Назва структурного підрозділу

Період навчання

Вид навчання

Форма навчання

Назва документа, що посвідчує професійну освіту, ким виданий






















IV. ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ

Дата

Назва структурного підрозділу (код)

Професія, посада

Розряд (оклад)

Підстава,

наказ №

Підпис працівника

 

назва

код за КП*  


29.01.10 р.




вчитель історії

2320

1450

Наказ

від 29.01.10 р.

25-к

Петрикей
























V. ВІДПУСТКИ

Вид відпустки

За який період

Дата

Підстава, наказ №

  початку відпустки

закінчення відпустки  

















Додаткові відомості ____________________________________________________________

Дата і причина звільнення (підстава) _______________________________________________

Працівник кадрової служби ____________      __________________                      ____________

                                                 (посада)                       (підпис)                       (П. І. Б.)

Підпис працівника          _______________     "___" ____________ 20 __ р.






поділитися в соціальних мережах



Схожі:

Нака з
Книзі обліку І видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту, в Книзі обліку І видачі атестатів та додатків...

Перелік документів на отримання Кредиту Документи Позичальника
...

Заява Заява
Заява – це офіційний документ що містить повідомлення в письмовій формі. Заява містить найчастіше пропозиції, скарги або прохання...

Номеру
Загальний порівняльний аналіз Кримінально-процесуального кодексу України від 28. 12. 1960р.№1001-05 та Кримінально-процесуального...

Інструкція №58, що відповідає положенням зазначеної вище статті проекту...
Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року...

Умови
Рвк; веде службові картки військовослужбовців рвк; вести книгу наказів по особовому складу та нарядів; вести книгу обліку тимчасово...

Відповіді на запитання учасників вебінару 23. 10. 2015
Чи включається сума акцизного податку, включеного до ціни товару, у дохід підприємця? Чи можна включати акцизний податок до витрат?...

Додаток Зразок позовної заяви про розірвання шлюбу
Васильченко К. С., та Васильченком О.І., про що в книзі реєстрації актів про одруження Криворізького відділу актів цивільного стану...

На питання платників податків, які надійшли в телефонному режимі...
На питання платників податків, які надійшли в телефонному режимі «гаряча лінія» відповідає завідувач сектору контролю за обігом та...

Розвиток креативності у музичній діяльності дошкільників
Б. Теплов в своїй книзі «Психологія музичних здібностей» підкреслював, що точніше було б обговорення не загальних І спеціальних здібностей,...

Засновник дитячої психології В. Прейєр у своїй книзі «Душа дитини»...
Адже саме емоційне ставлення до навколишнього світу зумовлює цілі, на досягнення яких будуть використані набуті дитиною знання та...

На питання платників податків, які надійшли в телефонному режимі...
На питання платників податків, які надійшли в телефонному режимі «гаряча лінія» відповідає начальник відділу адміністрування податку...

На питання платників податків, які надійшли в телефонному режимі...
На питання платників податків, які надійшли в телефонному режимі «гаряча лінія» відповідає начальник управління обслуговування платників...

На питання платників податків, які надійшли в телефонному режимі...
На питання платників податків, які надійшли в телефонному режимі «гаряча лінія» відповідає в о відділу реєстрації та обліку платників...

Представник будівельно-монтажної організації підпис П.І. Б
Якість матеріалів, що застосовуються, добра І відповідає своєму призначенню І дбн

Урок № Тема уроку
Дієслово — самостійна частина мови, що означає дію або стан І відповідає на питання що робити? що зробити?

Урок в 11 класі Тема: Твір роздум на тему «Якою я бачу бібліотеку майбутнього?»
Обладнання: схема побудови твору-роздуму, зразки творчих робіт, книжкова виставка, виставка дитячих малюнків «Бібліотека майбутнього»,...

Розміщення статті
Автор несе відповідальність за оригінальність тексту статті за плагіат відповідає



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації




blanki-ua.com.ua


Головна сторінка

Бланки резюме
Бланк довіреності
Бланк заяв
Заява зразок
Договір розірвання
Зразок позовної заяви
Заява на паспорт