Пошук по сайту

Головна сторінка   Бланки   Договори   Заповнення бланків   

Складання номенклатури справ, описів справ постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання

Складання номенклатури справ, описів справ постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання





Сторінка1/4
  1   2   3   4




Валентина БЕРЕЖНА,

завідувачка Державного нотаріального архіву

Головного управління юстиції Міністерства
юстиції України в Автономній Республіці Крим

СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ,
ОПИСІВ СПРАВ ПОСТІЙНОГО Й ТРИВАЛОГО (ПОНАД 10 РОКІВ) ЗБЕРІГАННЯ


Валентина БЕРЕЖНАЯ

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ОПИСЕЙ ДЕЛ
ПОСТОЯННОГО И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Розглянуто основні вимоги до складання номенклатури справ, описів справ постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання у відповідності до чинного законодавства України.

Ключові слова: номенклатура справ; примірна номенклатура справ, індивідуальна номенклатура справ, строки зберігання, підсумковий запис, опис справ, опис справ постійного зберігання, опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

Рассмотрены основные требования к составлению номенклатуры дел, описей дел постоянного и продолжительного (свыше 10 лет) хранения в соответствии с действующим законодательством Украины.

Ключевые слова: номенклатура дел, примерная номенклатура дел, индивидуальная номенклатура дел, сроки хранения, итоговая запись, опись дел, опись дел постоянного хранения, опись дел продолжительного (свыше 10 лет) хранения.

Складання номенклатури справ

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної державної нотаріальної контори (приватного нотаріуса) інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх вибору для знищення документів, що не підлягають зберіганню, передачі документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву, включення до складу Національного архівного фонду.

Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві державної нотаріальної контори (приватного нотаріуса), оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ, статті за переліком і посланням на інші підстави.

Існують три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова й примірна номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для установ, що належать до сфери їх управління і використовуються цими установами як посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Типова номенклатура носить обов’язковий характер.

Примірна номенклатура має рекомендаційний характер.

Незалежно від наявності типової та примірної номенклатури, кожна державна нотаріальна контора (приватний нотаріус) повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

Строки зберігання в індивідуальній номенклатурі визначено на підставі Переліку документів Міністерства юстиції СРСР, органів та установ юстиції та судів із зазначенням строків зберігання документів (В) [1]; Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій (Т) [2]; наказу Міністерства юстиції України «Про затвердження Методичних вказівок щодо застосування примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, Примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та Примірної номенклатури справ приватного нотаріуса» (Н) [3]; наказу Міністерства юстиції України «Про затвердження Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України» [4].

З примірної номенклатури справ в індивідуальну переносяться тільки ті найменування справ, документи яких фактично утворюються в діяльності державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів, а також реєстри, книги, журнали. До індивідуальної номенклатури можуть бути також включені справи, не передбачені примірною номенклатурою. Якщо протягом року виникне необхідність у заведенні справ, не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру в резервні номери.

Індивідуальна номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори (приватного нотаріуса) щорічно складається у двох примірниках, затверджується завідувачем державної нотаріальної контори (приватним нотаріусом), узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом один раз на 5 років і набуває чинності з 1 січня наступного року.

Строки зберігання, визначені в примірній номенклатурі, є мінімальними і не можуть бути скорочені.

У кінці року індивідуальна номенклатура обов’язково закривається підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства у державній нотаріальній конторі чи приватний нотаріус.

Дані про кількість заведених справ подаються до архівної установи після закінчення діловодного року, формування нарядів у справу та складання описів справ постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання.

При складанні видів номенклатури справ слід звернути увагу на розміщення термінів зберігання і статті за Переліком відповідно до заголовків справ.

Додатки:

1) зразок 1 – номенклатура справ державної нотаріальної контори.

2) зразок 2 – номенклатура справ приватного нотаріуса.

Складання та оформлення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання

Опис справ є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарату до документів, які забезпечують оперативний розшук документів.

Описи справ складаються за встановленою формою (Додатки 6, 7 до Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву [4] /далі – Інструкція про порядок передачі нотаріальних документів/).

Опис справ складається відповідальною особою державної нотаріальної контори чи приватним нотаріусом за методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням правил, передбачених п. 2.4.2 Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів. Крім цього, необхідно звернути увагу на розміщення дати справи, кількість аркушів відповідно до заголовку справи.

Дата в графі «4» опису друкується на рівні останньої строки заголовку справи. Якщо дата складається з початку й кінця справи, то перша дата друкується на рівні передостаннього рядка заголовка справи.

Кількість аркушів указується на рівні останнього рядка заголовка справи.

Один від одного заголовки справ відділяються чотирма міжрядковими інтервалами. При складанні описів слід використовувати 14 розмір шрифту.

В описах назва місяців скорочується таким чином: січ., лют., бер., квіт., трав., черв., лип., серп., вер., жовт., лист., груд.

Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ.

Описи справ постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання складаються через два роки після закінчення справ у діловодстві.

Описи справ постійного строку зберігання складаються в чотирьох примірниках і підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню експертною комісією (ЕК), створеною при Головному управлінні юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції та передаються на схвалення експертно-перевірній комісії (ЕПК) відповідного державного архіву.

Один із примірників опису після схвалення ЕПК державного архіву залишається в державному архіві, другий передається для контролю в державний нотаріальний архів і зберігається як недоторканний, третій і четвертий примірники опису використовуються державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусом для поточного пошуку справ і після передання справ надходять до державного нотаріального архіву.

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, погоджуються відповідним державним нотаріальним архівом і схвалюються ЕК обласного управління юстиції. Оформлення описів постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання носить рекомендаційний характер.

Додатки:

1) зразок 3 – опис справ постійного зберігання;

2) зразок 4 – опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

Зразок 1

номенклатури справ

державної нотаріальної контори

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ МІНІСТЕРСТВА ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

В АВТОНОМНІЙ РЕСПУБЛІЦІ КРИМ

________ СІМФЕРОПОЛЬСЬКА ДЕРЖАВНА НОТАРІАЛЬНА КОНТОРА

ЗАТВЕРДЖУЮ

Завідувач ____ Сімферопольської

державної нотаріальної контори

___________________ (прізвище, ініціали)

«_______» _______________ 2007 року

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ № ______

НА 2007 РІК

місто Сімферополь



з/п.

Індекси

справ

Заголовки справ


Кількість

справ

(томів, частин)

Термін зберігання справ і статті за переліком та посилання на інші підстави


Примітка



Розділ 1. Адміністративно-господарська діяльність

1


2


3


4


5


6


1.


01-01


Накази, розпорядження

Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим (копії):

а) з питань основної діяльності:
б) з особового складу





Доки не мине потреба

5 років

ст. 16 «а», «б» * (Т)




2.


01-02


Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації, інформаційні листи





До зміни новими

ст. 18 б (В)




3.


01-03


Статистичні звіти про вчинені нотаріальні дії, розмір державного мита тощо





10 років (Н)





4.


01-04


Документи (довідка, акти, доповідні записки) про результати перевірок, ревізій:

а) комплексних та цільових перевірок роботи державної нотаріальної контори

б) фінансово-господарської діяльності






10 років (Н)
5 років

ст. 358 (В)




5.


01-05


Протоколи виробничих нарад колективу державної нотаріальної контори





5 років

ст. 26 (В)




6.


01-06


Документи фінансової та господарської діяльності державної нотаріальної контори*





3 роки

ст. 345 (В)

ст. 363 (В)

За умови завершення ревізії.

У випадку виконання спору,

розбіжностей, слідчих та судових справ

зберігаються до винесення остаточного рішення

7.


01-07


Документи (довідка, аналізи) по узагальненню нотаріальної практики





Доки не мине потреба (Н)





8.


01-08


Номенклатура справ державної нотаріальної контори





Доки не мине потреба

ст. 89 «а» (Т)




9.


01-09


Журнал реєстрації вхідної кореспонденції





3 роки

ст. 443 (В) ЕПК




10.


01-10


Журнал реєстрації вихідної кореспонденції





3 роки

ст. 443 (В) ЕПК




11.


01-11


Журнал викликів нотаріуса за межі нотаріальної контори





3 роки (Н)





12.


01-12


Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені при зміні:

а) завідувача державної нотаріальної контори

б) державних нотаріусів






5 років (Н)
1 рік (Н)

Після зміни завідувача


13.


01-13


Розносна книга





1 рік (Н)


Після закінчення книги


14.


01-14


Книга обліку літератури





Доки не мине потреба (Н)


Перехідна


15.


01-15


Книга обліку печаток і штампів, акти про їх знищення та зразки підписів нотаріусів





Постійно

ст. 399 (В)

Передається до державного нотаріального архіву після ліквідації державної нотаріальної контори


16.


01-16


Книга обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів





Постійно (Н)


Передається до державного архіву після ліквідації державної нотаріальної контори


17.


01-17


Книга обліку видачі спеціальних бланків нотаріальних документів державним нотаріусом





Постійно (Н)


Передається до державного нотаріального архіву після ліквідації державної нотаріальної контори


18.


01-18


Особисті книги державних нотаріусів з обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів





Постійно (Н)


Передається до державного архіву після ліквідації державної нотаріальної контори


19.


01-19


Особисті книги державних нотаріусів з обліку зіпсованих та анульованих спеціальних бланків нотаріальних документів





Постійно (Н)


Передається до державного нотаріального архіву після ліквідації державної нотаріальної контори


20.


01-20


Журнал обліку оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України





Постійно (Н)





21.


01-21


Документи (акти, листування) з обліку, зберіганню та витраченню спеціальних бланків нотаріальних документів





5 років (Н)





22.


01-22


Документи з грифом «Для службового користування»





Доки не мине потреба (Н)





  1   2   3   4

поділитися в соціальних мережах



Схожі:

Правил організації діловодства та архівного зберігання
Номенклатура справ систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві установи І є основою для складання описів...

Методичні рекомендації щодо складання та оформлення номенклатури...
Номенклатура справ це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються у її діловодстві...

Примірні дії щодо описів та актів про вилучення для знищення документів,...
Повненнями від 17. 03. 2015 №381/5, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду складається...

Формування справ (нарядів) та їх оформлення для архівного зберігання формування справ
Формування справ — це групування виконавчих документів у справи відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори чи...

Методичні вказівки щодо застосування примірної номенклатури справ
Про затвердження Методичних вказівок щодо застосування примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного...

Наказ
України від 09. 11. 2000 №56/5 «Про затвердження Методичних вказівок щодо застосування примірної номенклатури справ державної нотаріальної...

Складання описів справ (нарядів). Акт про вилучення для знищення...

Формування справ (нарядів). оформлення справ для архівного зберігання
У цій статті ми розглянемо вимоги до формування справ та оформлення їх для архівного зберігання, при цьому зосередимо увагу на проб­лемних...

Як правильно заповнити підсумковий запис про категорії та кількість...

Як правильно заповнити підсумковий запис про категорії та кількість...

Наказ
Приведення справ у відповідність до затвердженої номенклатури справ згідно з функціональними обов’язками

Методичні вказівки з питань підготовки спадкових справ до архівного зберігання
Вимоги щодо складання та оформлення документів у процесі ведення нотаріального діловодства

Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»
Організаційно-методичні вказівки щодо складання номенклатури справ у районних (міських) відділах освіти, загальноосвітніх, дошкільних...

Інструкція про порядок обліку, зберігання І використання документів,...
Книги, журнали І реєстри згідно з типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса

Внутрішній опис спадкових справ (нарядів)
Звірку наявності спадкових справ відповідно до книги обліку І реєстрації спадкових справ проведено

Про затвердження номенклатури справ Глинської сільської ради та її...
Зазимської сільської ради системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного розшуку документів згідно їх змісту та здійснення...

Нака з
З метою систематизації номенклатури справ по закладу та ведення ділової документації у встановленому порядку

Діяльність експертної комісії з організації та проведення експертизи цінності документів
Зберігати їх постійно чи протягом тривалого періоду в повному обсязі складно та й недоцільно-більшість документів з плином часу втрачає...



База даних захищена авторським правом © 2020
звернутися до адміністрації




blanki-ua.com.ua


Головна сторінка

Бланки резюме
Бланк довіреності
Бланк заяв
Заява зразок
Договір розірвання
Зразок позовної заяви
Заява на паспорт