Який запис вносити до трудової книжки у разі смерті працівника закла­ду освіти? Кому слід віддавати трудову книжку? Які документи мають бути оформлені? Хто повинен розписатися у Книзі обліку руху трудових книжок І вкладишів до них?

Припинення трудового договору у разі смерті працівника оформлюється наказом (розпорядженням) власника або уповнова­женого ним органу.

Підставою для видання наказу про припинення трудового дого­вору є свідоцтво про смерть, видане державним органом реєстрації актів цивільного стану як підтвердження факту смерті особи.

Свідоцтво про смерть виготовляється друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком, має індивідуальні серію та номер. Форму і правила заповнення свідоцтва про смерть затверджено по­становою Кабінету Міністрів України від 12 вересня 2002 р. № 1367.

Помилково вважається, що підставою для видання наказу може бути лікарське свідоцтво про смерть (форма № 106/о). Таке свідоцтво видається закладом охорони здоров'я для забезпечення реєстрації смерті в органах реєстрації актів цивільного стану (п. 1.1 Інструкції що­до заповнення та видачі лікарського свідоцтва про смерть (форма № 106/о), затвердженої наказом Міністерства охорони здоров'я Украї­ни від 8 серпня 2006 р. № 545).

Для оформлення наказу про припинення трудового договору потрібна копія свідоцтва про смерть, засвідчена печаткою закладу освіти (або управління освіти).

Зазвичай свідоцтво про смерть надають підприємству члени сім'ї померлого працівника. Втім, трапляються випадки, коли у пра­цівника немає сім'ї та інших близьких або коли смерть настала за межами населеного пункту, де розташовано підприємство, а близькі померлого не мають ані можливості, ані бажання надавати свідо­цтво про смерть, чи надсилати нотаріально засвідчену копію. В тако­му разі підприємство має самостійно звернутися до органу, в якому було зареєстровано смерть працівника. Мета такого звернення — отримання офіційного підтвердження факту реєстрації смерті.

Відповідно до пункту 2 розділу 2 Правил реєстрації актів цивіль­ного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 р. № 52/5, смерть реєструється в органах реєстрації актів цивільного стану за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання. Якщо на підприємстві невідомо, де саме зареє­стровано смерть працівника, то необхідно звернутися із запитом до всіх органів, де могла відбутися реєстрація.

У цьому разі наказ про припинення трудового договору з по­мерлим працівником можна видати лише на підставі отриманої від­повіді із зазначенням дати смерті.

Дата наказу про припинення трудового договору може не збі­гатися з датою смерті і навіть з датою видачі свідоцтва про смерть. Наказ складається, коли свідоцтво про смерть буде передано до за­кладу, де працював померлий.

Датою припинення трудового договору буде дата смерті пра­цівника, незалежно від дати видання наказу та від того, працював в цей день померлий чи ні (перебував у відпустці, хворів тощо).

У графі «Дата і причина звільнення (підстава)» особової картки працівника, яка ведеться за типовою формою № П-2, затвердженої Державним комітетом статистики України, необхідно зазначити дату і причину припинення трудового договору, дату і номер відповідно­го наказу:

Дата і причина звільнення (підстава) 05.04.2010; у зв'язку зі смертю, наказ від 15.04.2010 № 48-к

У графі «Працівник кадрової служби» особової картки праців­ник, відповідальний за кадрове діловодство, зазначає свою посаду, прізвище та ініціали, ставить особистий підпис.

Графа «Підпис працівника» особової картки залишається незаповненою.

Частина четверта пункту 7.1 Інструкції № 58 встановлює, що у разі одержання трудової книжки у зв'язку зі звільненням праців­ник розписується в особовій картці та у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

У ситуації, що розглядається, отримати підпис працівника в осо­бовій картці неможливо. Однак, як показує практика, наявність в особовій картці інформації про те, кому і коли було видано трудо­ву книжку, не буде зайвою.

Отже, особа, відповідальна за ведення і облік трудових книжок в закладі освіти, може на нижньому полі особової картки зробити, наприклад, такий запис: «Трудову книжку передано чоловіку Марченко Т. І. 01.03.2010 під розписку».

Трудова книжка померлого працівника заповнюється за загальними правилами, визначеними Інструкцією № 58, та з ура­хуванням спеціальних вимог, які викладено у пункті 4.3 Інструкції.

У розділі «Відомості про роботу»:

• 
  у графі 1 проставляється порядковий номер запису, що вноситься;
  
• 
  у графі 2 зазначається дата припинення трудового догово­ру (тобто, дата смерті);
  
• 
  у графі 3 вказується: «Роботу припинено у зв'язку зі смертю»;
  
• 
  у графі 4 зазначаються дата і номер наказу про припинен­ня трудового договору.
  

Далі всі внесені до трудової книжки за час роботи працівника у закладі записи про роботу, заохочення і нагороди засвідчуються підписом керівника закладу або спеціально уповноваженої ним осо­би та печаткою закладу (відповідно до п. 4.1 Інструкції № 58).
Приклад внесення запису до трудової книжки про припинення роботи у зв'язку зі смертю

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ № запису Дата Відомості про прийняття на роботу, про переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону) На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) число місяць рік 1 2 3 4 Дошкільний навчальний заклад № 376 14 25 08 2007 Прийнято вчителем-логопедом Наказ УОіН Шевч. РДА у м. Києві від 22.08.2007 № 78-к, наказ ДНЗ №376 від 23.08.2007 15 05 04 2010 Роботу припинено у зв'язку зі смертю Наказ УОіН Шевч. Директор Добренька Г.О. Добренька РДА у м. Києві печатка від 14.08.2010, наказ ДНЗ №376 від 15.04.2010 №48-к

Відповідно до пункту 4.3 Інструкції № 58 у разі смерті працівни­ка трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу.

У разі відправлення поштою, трудова книжка надсилається ре­комендованим листом з описом вкладення.

Законодавство не дає визначення поняття «найближчі родичі», але, на нашу думку, до найближчих родичів, насамперед, належать члени сім'ї померлого.

Відповідно до пункту 2 статті 3 Сімейного кодексу України, сім'ю складають особи, які спільно проживають, пов'язані спільним побу­том, мають взаємні права та обов'язки. Причому подружжя вважа­ється сім'єю і тоді, коли дружина та чоловік у зв'язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин не проживають спільно, а дитина нале­жить до сім'ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає. Згідно з пунктом 4 зазначеної статті сім'я створюється на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, а також на інших під­ставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать мораль­ним засадам суспільства.

Отже, аби вирішити, хто має отримати трудову книжку по­мерлого працівника, роботодавець повинен, насамперед, визна­чити (за наданими документами) осіб, які до смерті працівника спільно з ним проживали і перебували у шлюбі (чоловік, дружи­на) або були кровно споріднені (діти, батьки, онуки, брати, сестри тощо).

Якщо померлий працівник мешкав (був зареєстрований) один, то трудова книжка має передаватись його дружині, дітям або бать­кам незалежно від місця їхнього проживання.

За наявності у померлого працівника дружини або чоловіка та дорослих (повнолітніх) дітей, які мешкали окремо, трудова книжка має передаватися дружині (чоловіку), оскільки відповідно до частини другої пункту 2 статті 3 Сімейного кодексу України, подружжя вважається сім'єю навіть за умови роздільного прожи­вання. Повнолітні діти, що мешкають окремо, членами сім'ї не вважаються.

За наявності у померлого дружини або чоловіка (незалежно від місця проживання) та неповнолітніх дітей (а у разі навчання на ден­ному відділенні в загальноосвітніх навчальних закладах, а також професійно-технічних, вищих навчальних закладах — дітей у віці до 23 років) від попереднього шлюбу, трудова книжка померлого пра­цівника беззаперечно має видаватися дітям померлого або їх закон­ним представникам (матері, батьку, опікуну, піклувальнику) для того, аби можна було безперешкодно звернутися до органів Пенсійного фонду України за призначенням пенсії у зв'язку із втратою годуваль­ника.

У разі коли за бажанням дітей або їх законних представників до­кументи для призначення пенсії до органів Пенсійного фонду буде подавати уповноважена роботодавцем особа, трудова книжка по­мерлого взагалі не видається на руки, а здається до органу Пенсій­ного фонду за місцем реєстрації закладу. При цьому представник Пенсійного фонду видає уповноваженій особі розписку встановле­ного зразка з переліком отриманих документів.

Для отримання трудової книжки померлого працівника чо­ловік, дружина або інший член сім'ї має надати:

• 
  паспорт або інший документ, що підтверджує особу і місце її реєстрації;
  
• 
  документ, що підтверджує родинний зв'язок з померлим (свідоцтво про одруження, свідоцтво про народження тощо).
  

Якщо за наданими документами неможливо з'ясувати родин­ний зв'язок (наприклад у разі, коли діти померлого змінювали пріз­вище, ім'я або по батькові), то особа має надати й інші документи (свідоцтва про одруження та (або) розлучення, свідоцтво про зміну прізвища, імені, по батькові тощо).

Трудову книжку померлого працівника спід видавати, на підста­ві письмової заяви члена сім'ї з доданими до неї копіями документів (завірених у встановленому порядку), що підтверджують родинний зв'язок та місце реєстрації заявника.