Методичні вказівки щодо застосування примірної номенклатури справ

Міністерство юстиції України Наказ від 9 листопада 2000 року № 56/5 (Витяг) Про затвердження Методичних вказівок щодо застосування примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, Примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та Примірної номенклатури справ приватного нотаріуса Відповідно до п. 6.1 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 року № 6/5, наказую: 1. Затвердити Методичні вказівки щодо застосування примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, Примірну номенклатуру справ державної нотаріальної контори та Примірну номенклатуру справ приватного нотаріуса (додатки 1, 2, 3). Додаток 1 Методичні вказівки щодо застосування примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса Примірна номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (далі – Примірна номенклатура) є систематизованим переліком найменування справ, що заводяться в діловодстві державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса з зазначенням строків їх зберігання. Примірна номенклатура складена на основі вивчення складу і змісту документів державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів і має на меті надання їм практичної і методичної допомоги в веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів до знищення. Строки зберігання в Примірній номенклатурі визначено на підставі Переліку документів Міністерства юстиції СРСР, органів та установ юстиції та судів з зазначенням строків зберігання документів, затвердженого Міністерством юстиції СРСР 31 січня 1980 року та Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41, зареєстрованого у Мін’юсті 17.09.98 р. № 3016. Примірна номенклатура встановлює примірний склад документів, що створюється в процесі діяльності державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів. Вона має рекомендаційний характер і є основним посібником при складанні індивідуальної номенклатури справ кожної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса. Індивідуальна номенклатура справ – є обов’язковим документом нотаріального діловодства, що складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного розшуку документів за їх змістом та видом, відбору документів до знищення. При складанні індивідуальної номенклатури слід мати на увазі наступне: 1. З примірної номенклатури справ в індивідуальну переносяться тільки ті найменування справ, документи яких фактично утворюються в діяльності нотаріальної контори чи приватного нотаріуса. В номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали. В індивідуальну номенклатуру можуть бути також включені справи, не передбачені примірною номенклатурою. Якщо протягом року виникне необхідність в заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачаються резервні номери. 2. Найменування справ, наведених в примірній номенклатурі, при складанні індивіду альної номенклатури конкретизуються і уточнюються (вказуються адресати, види документів тощо). 3. Залежно від обсягу документів, строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі справ можливо передбачити об’єднання або подрібнення справ, зазначених в примірній номенклатурі справ. 4. При складанні індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачених примірною номенклатурою, переносяться до індивідуальної. Для документів, не передбачених примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюються відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41, зареєстрованого у Мін’юсті 17.09.98 р. за № 576/3016. 5. Строки зберігання, визначені в примірній номенклатурі, є мінімальними і не можуть бути скорочені. У разі потреби строки зберігання деяких справ можуть бути збільшені за рішенням експертної комісії після закінчення діловодного року. 6. Строк зберігання «Доки не мине потреба» означає, що документація має тривале практичне значення, строк її зберігання визначається державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом. Якщо до строку зберігання додана відмітка «ЕПК» (експертно-перевірна комісія), це означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна включатися до складу Національного архівного фонду України. 7. При складанні індивідуальної номенклатури справ враховуються всі відмітки, зазначені в графі «Примітка» примірної номенклатури. Індивідуальна номенклатура справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса щорічно складається у 2-х примірниках, затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом, узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом і набирає чинності з 1 січня наступного року. Про складену номенклатуру справ приватний нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу. Форма індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса наведена у додатках 9 та 10 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 року № 6/5. При заповненні граф індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно враховувати наступний порядок. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи. Наприклад: 1 – 02, де 1 – найменування напряму діяльності, а 02 – номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу. У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид документів і розкривати їх зміст.  Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. В заголовку вказуються види документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який створено документи. У зв’язку з невеликим обсягом документів з грифом «Для службового користування» в діловодстві доцільно формувати їх в одну справу з заголовком «Для службового користування». Якщо у справі групуються статистичні звіти, то у заголовку обов’язково вказується номер чи умовне позначення форми звіту. Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення. Третя графа – (кількість справ) заводиться із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому діловодному році. Ці дані підлягають обов’язковому відображенню в підсумковому записі, який оформляється після закінчення діловодного року. В графі четвертій вказуються строки зберігання кожної справи. У п’ятій графі номенклатури робляться відмітки про заведення справ, передачі їх в архів, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цих справ. В кінці року номенклатура обов’язково закривається підсумковим записом, в якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний нотаріус. Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, закінчених діловодством у 2000 році, починається з 1 січня 2001 року. Документи тимчасового зберігання (до 10 років включно) виділяються до знищення після закінчення строків їх зберігання за номенклатурою справ на підставі акта встановленого зразка. Акти про виділення документів до знищення узгоджуються з державним нотаріальним архівом і затверджуються завідувачем державної нотаріальної контори (приватним нотаріусом). Виділення документів до знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ тривалого (понад 10 років) строків зберігання за цей же період. Документи тривалого (понад 10 років) строку зберігання повинні зберігатися протягом 10 років в архівах фондоутворювачів, після закінчення цього строку вони передаються в державний нотаріальний архів належним чином оформлені, за описами справ встановленого зразка. Передача справ оформляється актом. Додаток 2 Примірна номенклатура справ державних нотаріальних контор № п/п Індекси справ Заголовки справ Терміни зберігання Примітка Розділ 1. Адміністративно-господарська діяльність 1 1-01 Накази, розпорядження Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції, Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції (копії): а) з питань основної діяльності; Доки не мине потреба б) з особового складу 5 років 2 1-02 Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації, інформаційні листи До заміни новими 3 1-03 Квартальні плани робіт та звіти про їх виконання 5 років 4 1-04 Статистичні звіти про вчинені нотаріальні дії, розмір державного мита тощо 10 років 5 1-05 Документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірок, ревізій: а) комплексних та цільових перевірок роботи державної нотаріальної контори; 10 років б) фінансово-господарської діяльності 5 років 6 1-06 Протоколи виробничих нарад колективу державної нотаріальної контори 5 років 7 1-07 Документи фінансової та господарської діяльності державної нотаріальної контори* 3 роки За умови завершення ревізії. У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих та судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення 8 1-08 Документи (довідки, аналізи) по узагальненню нотаріальної практики Доки не мине потреба 9 1-09 Номенклатура справ державної нотаріальної контори Доки не мине потреба 10 1-10 Журнал реєстрації вхідної кореспонденції 3 роки 11 1-11 Журнал реєстрації вихідної кореспонденції 3 роки 12 1-12 Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза робочим місцем 3 роки 13 1-13 Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені при зміні: Після зміни завідувача а) завідувача державної нотаріальної контори; 5 років б) державних нотаріусів 1 рік 14 1-14 Розносна книга 1 рік Після закінчення книги 15 1-15 Книга обліку літератур Доки не мине потреба 16 1-16 Книга обліку печаток і штампів, акти про їх знищення та зразки підписів нотаріусів Постійно Передається до державного нотаріального архіву після ліквідації державної нотаріальної контори 17 1-17 Книга обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів Постійно Передається до державного нотаріального архіву після ліквідації державної нотаріальної контори 18 1-18 Книга обліку видачі спеціальних бланків нотаріальних документів державним нотаріусам Постійно Передається до державного нотаріального архіву після ліквідації державної нотаріальної контори 19 1-19 Особисті книги державних нотаріусів з обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів Постійно Передається до державного нотаріального архіву після ліквідації державної нотаріальної контори 20 1-20 Особисті книги державних нотаріусів з обліку зіпсованих та анульованих спеціальних бланків нотаріальних документів Постійно Передається до державного нотаріального архіву після ліквідації державної нотаріальної контори 21 1-21 Документи (акти, звіти, листування) з обліку, зберігання та витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів 5 років Передається до державного нотаріального архіву після ліквідації державної нотаріальної контори 22 1-22 Документи з грифом «Для службового користування» Доки не мине потреба Передається до державного нотаріального архіву після ліквідації державної нотаріальної контори Розділ 2. Вчинення нотаріальних дій 23 1-23 Договори відчуження жилих будинків та документи, на підставі яких вони посвідчувались 75 років ЕПК 24 2-02 Договори про будівництво жилих будинків на праві приватної власності 75 років ЕПК 25 2-03 Договори відчуження квартир та документи, на підставі яких вони посвідчувались 75 років 26 2-04 Договори про відчуження дач, гаражів, садових будинків, приміщень та іншого нерухомого майна 75 років 27 2-05 Договори про приватизацію державного майна та документи, на підставі яких вони посвідчувались 75 років ЕПК 28 2-06 Договори про заставу майна та документи, на підставі яких вони посвідчувались 75 років 29 2-07 Договори відчуження транспортних засобів та документи, на підставі яких вони посвідчувались 25 років 30 2-08 Договори про відчуження земельних ділянок та права на земельну частку (пай), посвідченого сертифікатом, та документи, на підставі яких вони посвідчувались 75 років ЕПК 31 2-09 Договори оренди земельних ділянок та документи, на підставі яких вони посвідчувались 75 років 32 2-10 Інші договори 75 років 33 2-11 Алфавітна книга обліку інших договорів 75 років 34 2-12 Нотаріально посвідчені доручення 3 роки Після закінчення терміну їх дії 35 2-13 Нотаріально посвідчені заповіти та заповіти, посвідчені відповідно до ст. ст. 37, 38, 40 Закону України «Про нотаріат» 75 років ЕПК 36 2-14 Свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя 75 років ЕПК 37 2-15 Спадкові справи 75 років 38 2-16 Документи, необхідні для прийняття документів на зберігання (заяви, описи, свідоцтва) 75 років ЕПК 39 2-17 Заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за якими припинено провадження 75 років 40 2-18 Виконавчі написи та документи, на підставі яких вони вчинені 3 роки 41 2-19 Заяви про видачу дублікатів документів, які зберігаються в державній нотаріальній конторі та виписок із реєстрів 3 роки 42 2-20 Заяви від неповнолітніх віком від 14-ти до 18-ти років 5 років 43 2-21 Документи про передачу заяв громадян, підприємств, установ і організацій іншим громадянам, підприємствам, установам і організаціям та свідоцтва про їх передачу 3 роки 44 2-22 Свідоцтва про посвідчення фактів:  – що громадянин є живим;  – перебуває у певному місці;  – про тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці;  – часу пред’явлення документа 3 роки 45 2-23 Документи про прийняття в депозит грошових сум 10 років 46 2-24 Акти про протести векселів 5 років 47 2-25 Акти про морські протести 3 роки 48 2-26 Постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій та листування з питань відмови у вчиненні нотаріальних дій 5 років 49 2-27 Листування з судовими та іншими установами, організаціями і громадянами з питань вчинення нотаріальних дій 3 роки 50 2-28 Листування з банківськими установами з питань наявності грошових вкладів 3 роки 51 2-29 Постанови про направлення документів на експертизу 3 роки 52 2-30 Реєстри для реєстрації нотаріальних дій Постійно 53 2-31 Алфавітна книга обліку заповітів 75 років 54 2-32 Книга обліку і реєстрації спадкових справ 75 років 55 2-33 Алфавітна книга обліку спадкових справ 75 років 56 2-34 Алфавітна книга обліку договорів відчуження нерухомого майна 75 років 57 2-35 Книга зразків підписів посадових осіб підприємств, установ, організацій Доки не мине потреба 58 2-36 Реєстри для реєстрації заборон відчуження жилих будинків, квартир та іншого нерухомого майна, та арештів, накладених судовими та слідчими органами. Алфавітна книга їх обліку 75 років 59 2-37 Книга обліку цінностей при вжитті заходів до охорони спадкового майна 75 років 60 2-38 Книга обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадкового майна 75 років 61 2-39 Свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів 75 років 62 2-40 Шлюбні контракти та документи, на підставі яких вони посвідчені 25 років 63 2-41 Розпорядження по накладенню і зняттю заборони відчуження нерухомого майна 75 років 64 2-42 Алфавітна книга до загального реєстру нотаріальної контори Постійно 65 2-43 Особові справи перекладачів, зразки їх підпису та копій документів, що підтверджують кваліфікацію На державне зберігання не передаються Розділ 3. Архів 66 3-01 Паспорт архіву Постійно 67 3-02 Описи справ: – постійного терміну зберігання; Постійно Після знищення справ – тимчасового терміну зберігання 3 роки 68 3-03 Акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню Постійно 69 3-04 Книга обліку видачі документів із архіву 10 років Після повернення усіх документів по книзі ____________ * Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій, затверджений наказом Головархіву України від 20 липня 1998 року № 41.

Схожі: