Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та контролю за організацією нотаріальної діяльності

Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та контролю за організацією нотаріальної діяльності 1. Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та контролю за організацією нотаріальної діяльності (далі – Положення), розроблене з метою забезпечення виконання вимог Закону України «Про нотаріат». 2. Завданням Положення є встановлення єдиного підходу до визначення вимог до робочого місця (контори) приватного нотаріуса, підняття та покращення якості обслуговування населення, вільного доступу до нотаріальної контори, неухильного забезпечення дотримання нотаріальної таємниці при вчиненні нотаріальних дій, суворої схоронності нотаріальних документів, печатки та штампів приватного нотаріуса, спеціальних бланків нотаріальних документів та архіву нотаріуса. Вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса установлюються в рамках реалізації Міністерством юстиції України повноважень, передбачених статтями 21, 24 Закону України «Про нотаріат», виходячи з вичерпного переліку умов, визначених статтею 25 Закону України «Про нотаріат», інших нормативних актів, яких повинен дотримуватися у своїй діяльності приватний нотаріус згідно вимог статті 7 Закону України «Про нотаріат». 4. Сертифікація робочого місця - перевірка приміщення та встановлення факту відповідності робочого місця приватного нотаріуса умовам, які передбачені статтею 25 Закону України «Про нотаріат» та визнання його придатним для використання в якості робочого місця приватного нотаріуса з метою учинення нотаріальних дій. 5. Акт про сертифікацію - документ встановленого зразка, який містить відомості про приміщення у якому приватний нотаріус (особа, яка має намір зареєструвати приватну нотаріальну діяльність) організовує (планує організувати) роботу нотаріальної контори з обслуговування учасників правовідносин (відвідувачів) та висновок уповноваженої особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі ( далі – управління юстиції), якою проводилась сертифікація робочого місця (приміщення) про можливість його використання для розташування в ньому робочого місця та здійснення приватної нотаріальної діяльності. 6. Акт про відмову у сертифікації - документ встановленого зразка, який містить обґрунтований висновок про невідповідність робочого місця (контори) приватного нотаріуса умовам, встановленим статтею 25 Закону України «Про нотаріат». 7. Проведення сертифікації приміщення, в якому розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса (далі – приміщення) та перевірка відповідності приміщення вимогам Положення проводиться уповноваженими працівниками управлінь юстиції: при реєстрації приватної нотаріальної діяльності; у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса. 8. У разі укладення договору про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, поновлення приватної нотаріальної діяльності після зупинення терміном більше як 60 днів, підписання приватним нотаріусом з особою трудового або цивільно-правового договору, уповноважена особа управління юстиції здійснює перевірку відповідності робочого місця нотаріуса умовам, визначеним законом. За результатами перевірки складається довідка, яка є невід'ємною частиною акта про сертифікацію робочого місця нотаріуса яким укладено договір про співпрацю, трудовий договір, цивільно-правовий договір, або діяльність якого зупинялась на підставі статті 291 Закону України «Про нотаріат». 9. З метою дотримання умов до робочого місця (контори) приватного нотаріуса, передбачених Законом України „Про нотаріат” Міністерством юстиції установлюються такі вимоги: 9.1. Щодо забезпечення нотаріальної таємниці: особи, які працюють з приватним нотаріусом на підставі трудового договору (помічники), стажист нотаріуса, повинні знаходитись у відокремленій, належно пристосованій згідно умов роботи та дотриманням нотаріальної таємниці, кімнаті (приймальня не може бути використана для цієї кімнати); у приміщенні не можуть знаходитись, здійснювати професійну діяльність особи, діяльність яких не пов'язана з учиненням нотаріальних дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру, пов'язаних з ними, крім осіб, які за договорами (угодами, контрактами) з приватним нотаріусом виконують роботи із забезпечення діяльності приватного нотаріуса (установлення та обслуговування оргтехніки, охоронного обладнання тощо) чи проходять стажування; приватний нотаріус має право мати лише одне приміщення для розміщення робочого місця (контори), яке повинно знаходитись у межах нотаріального округу, в якому здійснюється нотаріальна діяльність; робочий кабінет нотаріуса повинен мати природне освітлення, площа кабінету не може бути меншою 10 квадратних метрів; у робочому кабінеті приватного нотаріуса обов'язково повинні бути двері, в яких встановлений дверний замок; якщо стіни робочого кабінету зроблені з метало-пластикових , або інших конструкцій вони повинні бути не прозорими; архів приватного нотаріуса повинен зберігатися у металевих шафах в робочому кабінеті приватного нотаріуса (в окремій кімнаті); приміщення приватного нотаріуса має бути обладнане засобами пожежної сигналізації. 9.2. Щодо можливості кожного приватного нотаріуса, який здійснює нотаріальну діяльність, одночасно та незалежно від іншого приватного нотаріуса здійснювати нотаріальну діяльність: приватний нотаріус, який займає приміщення на підставі договору про співпрацю з іншим нотаріусом, не вправі працювати в одній кімнаті з особами, які працюють з приватним нотаріусом на підставі цивільно-правових, трудових договорів (помічники), стажистом приватного нотаріуса та з особами, діяльність яких не пов'язана з учиненням нотаріальних дій; приватний нотаріус має здійснювати прийом громадян у своєму робочому кабінеті, незалежно від іншого приватного нотаріуса не менше п'яти годин на день і п'яти робочих днів на тиждень. 9.3. Для захисту від несанкціонованого проникнення: приміщення має бути захищене від несанкціонованого проникнення - встановлена охоронна сигналізація; вхідні двері повинні бути металеві або захищені металевим ролетом; вікна повинні бути обладнані металевими ґратами або захисними ролетами, незалежно від поверху, на якому розташоване приміщення, або мати захисне броньоване засклення, бронювання засклення може здійснюватися відповідними плівками. 9.4. Щодо забезпечення сейфом для зберігання печаток, штампів та металевою шафою для зберігання архіву нотаріуса: архів приватного нотаріуса має зберігатися у металевій (-их) шафі (ах) в робочому кабінеті приватного нотаріуса (окремій кімнаті), забороняється розміщувати шафи для зберігання архіву в приймальні, а також у місцях, де відвідувачі можуть безперешкодно до них підійти; у кожного приватного нотаріуса повинен бути окремий, сейф , що забезпечує зберігання печаток, штампів та спеціальних бланків нотаріальних документів ; якщо в приміщенні працюють двоє чи більше приватних нотаріусів, їх архіви повинні зберігатися у відокремлених металевих шафах в окремій кімнаті для зберігання архівних документів. 9.5. Щодо кількості кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце приватного нотаріуса, пристосованість приміщення для роботи з технічним персоналом: кількість кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, не може бути меншою, ніж кількість приватних нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у його межах; у кожного нотаріуса повинен бути окремий робочий кабінет; особи, які працюють з приватним нотаріусом на підставі цивільно- правового чи трудового договору (помічники) і є технічним персоналом, стажист нотаріуса, повинні знаходитись у відокремленій, належно пристосованій згідно умов роботи та дотриманням нотаріальної таємниці, кімнаті; у приміщенні повинна бути приймальна кімната для відвідувачів та громадян, які прийшли на прийом до приватного нотаріуса. 10. Біля входу у приміщення повинна знаходитись вивіска що ідентифікує робоче місце (контору) приватного нотаріуса. Вивіска має форму прямокутника розміром 800 міліметрів по горизонталі та 600 міліметрів по вертикалі. На полі вивіски посередині вгорі розміщується зображення малого Державного Герба України (тризуба) завширшки 80 міліметрів і заввишки 115 міліметрів, під яким центровим способом - напис "Україна", нижче напис «Міністерство юстиції України», найменування головного управління юстиції, до сфери управління якого належить нотаріус, найменування нотаріального округу, напис «НОТАРІАЛЬНА КОНТОРА», якщо приватний нотаріус має контору, або «НОТАРІУС», якщо нотаріус працює одноособово. Напис «Україна» виконується шрифтом академічної гарнітури, кеглем 2 1/2 квадрата прописним, напівжирним. Напис «Міністерство юстиції України», повне найменування головного управління юстиції, до сфери управління якого належить нотаріус, найменування нотаріального округу , виконується шрифтом академічної гарнітури, вузьким, кеглем 2 1/2 квадрата прописним, напівжирним. Напис «НОТАРІАЛЬНА КОНТОРА» або «НОТАРІУС» виконується шрифтом академічної гарнітури, кеглем 3 1/2 - 5 квадратів прописним, напівжирним. Малий Державний Герб України (тризуб) і написи виконуються кольором бронзи, золота або жовтим на синьому фоні. Біля входу у приміщення має бути розміщена інформація щодо часу прийому громадян - час початку та закінчення робочого дня, час обідньої перерви, вихідні дні. 11. Порядок проведення сертифікації робочого місця. 11.1. До початку нотаріальної діяльності особи, яка має намір зареєструвати приватну нотаріальну діяльність, а також у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі протягом 15 днів з моменту отримання заяви на перевірку робочого місця (контори) проводиться перевірка відповідності приміщення встановленим Положенням вимогам. 11.2. За результатами перевірки складається акт про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса або акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса. 11.3. Про зміну адреси робочого місця (контори) приватний нотаріус зобов'язаний протягом трьох робочих днів, повідомити управління юстиції. Підставою для повідомлення про зміну адреси є акт про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса або рішення суду, яке набрало законної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса. 11.4. В акті про сертифікацію зазначаються: дата і місце складання акта; прізвище відповідального (-их) працівника (-ів) Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, Головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, який (-і)проводив (-или) перевірку; прізвище, ім'я приватного нотаріуса, нотаріальний округ, у якому він зареєстрований (за наявності реєстрації); місцезнаходження приміщення (поштовий індекс та адреса); поверх та тип приміщення; наявність окремого входу з вулиці у приміщення; наявність вивіски установленого Міністерством юстиції України зразка та графіку прийому громадян при вході до приміщення; номер (-и) телефону (-ів), що знаходяться у приміщенні; реквізити документа, який підтверджує право власності, або право користування приміщенням; кількість нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у цьому приміщенні; наявність та кількість осіб, що працюють на умовах цивільно-правових чи трудових договорів з нотаріусом (нотаріусами) із зазначенням їх посад, освіти, стажу роботи у нотаріуса та дати реєстрації цивільно-правового чи трудового договору; наявність осіб, діяльність яких не пов'язана із вчиненням нотаріальних дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру; наявність осіб, які проходять стажування; умови зберігання архіву (архівів) нотаріуса (нотаріусів); наявність сейфу для збереження печаток, штампів та спеціальних бланків нотаріальних документів; кількість кімнат та їх площа; наявність приміщення для очікування прийому громадянами і його площа; наявність засобів захисту на вікнах; обладнання входу у приміщення металевими дверима, чи захисним ролетом; наявність засобів охоронної, пожежної сигналізації в функціональному стані; технічне обладнання нотаріальної контори (комп'ютер, принтер, сканер, ксерокс, факс, наявність електронної пошти); наявність підключення до мережі Інтернет; висновок , щодо можливості використання приміщення для розташування робочого місця нотаріуса (нотаріальної контори) приватного нотаріуса. 11.5. У висновку зазначається про відповідність (невідповідність) робочого місця (контори) приватного нотаріуса умовам визначеним статтею 25 Закону України «Про нотаріат» та вимогам встановленим Міністерством юстиції України відповідно до Положення. 12. У разі повної відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса умовам визначеним статтею 25 Закону України «Про нотаріат» та вимогам встановленим Міністерством юстиції України відповідно до Положення на підставі акту сертифікації виготовляється паспорт робочого місця (контори) приватного нотаріуса згідно з додатком до цього положення. Паспорт робочого місця (контори) приватного нотаріуса зберігається в реєстраційній справі приватного нотаріуса. Директор Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об’єднань К.І.Чижмарь Паспорт робочого місця (контори) приватного нотаріуса (найменування регіону) області 1. Дотримання вимог до приміщення нотаріальної контори - адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса (нотаріальної контори) :________ - правовий статус приміщення нотаріальної контори (житлове / нежитлове) наявність вільного доступу (окремого входу) поверх ; наявність вивіски і графіку прийому громадян при вході в нотаріальну контору (в т.ч. якщо в будівлі є які-небудь інші організації, окрім нотаріальної контори); наявність кабінету для прийому громадян нотаріусом і його площа наявність приміщення для очікування прийому громадян і його площа » наявність окремого приміщення і умов для зберігання нотаріального архіву (вказати умови зберігання)_________________________________________ ________________________________________________________________; наявність сейфів і металевих шаф для зберігання печатки і бланків суворої звітності (потрібне підкреслити). 2. Технічне обладнання нотаріальної контори - наявність комп'ютера (їх кількість, марка, ріквипуску) наявність принтера (їх кількість) ; наявність сканера ; наявність ксероксу ; наявність стаціонарного телефонного зв'язку ; наявність факсу (вказати номер факсу) - наявність електронної пошти, модемному зв'язку (вказати адресу пошти) - наявність джерела безперебійного живлення. 3. Дотримання безпеки, санітарно-гігієнічних і протипожежних вимог наявність охоронної сигналізації ____________________________________________________________ наявність пожежної сигналізації -обладнання входу металевими дверима чи захисними ролетами (при розміщенні контори в будівлі, що окремо стоїть, або наявності окремого входу з вулиці - подвійними дверима) - обладнання вікон металевими ґратами, ролетами, бронювання засклення захисними плівками жалюзі (потрібне підкреслити); наявність протипожежних засобів (вказати) ; наявність природного і штучного освітлення приміщень нотаріальної контори. 4. Дотримання інших вимог - наявність працівників нотаріальної контори і їх кількість; помічник ; інші працівники (вказати освіту) ; основа прийому працівника в нотаріальну контору (дата реєстрації в компетентних органах, стаж роботи у нотаріуса) наявність довідково-правової електронної бази або книжкової юридичної літератури (потрібне підкреслити), у тому числі: цивільного і цивільно-процесуального законодавства; сімейного законодавства; трудового законодавства; земельного законодавства; податкового законодавства; нормативних актів, що регламентують процесуальні процедури; - спеціальних програм і іншої літератури 5. Технічна схема приміщення

Схожі: