Пошук по сайту

Головна сторінка   Бланки   Договори   Заповнення бланків   

Формування справ (нарядів) та їх оформлення для архівного зберігання формування справ

Формування справ (нарядів) та їх оформлення для архівного зберігання формування справ






Діловодство

Наталія ЛИСИЦЯ,

юридичний радник
науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»

ФОРМУВАННЯ СПРАВ (НАРЯДІВ) ТА ЇХ ОФОРМЛЕННЯ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ

Формування справ — це групування виконавчих документів у справи відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Правила ведення нотаріального діловодства (далі — Правила), а саме розділ Х «Вимоги щодо формування справ (нарядів)» регулює вимоги щодо формування справ (нарядів); розділ ХІ встановлює особливості формування спадкових справ та відповідно має назву «Особливості формування спадкових справ».

Щоб у кінці року не виникало проблем в оформленні справ та складанні підсумкового запису до номенклатури справ, треба у міру надходження документів формувати справи й зберігати їх в окремих папках відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Формування справ (за винятком спадкових) контори здійснює особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства, формування справ приватного нотаріуса здійснює особисто приватний нотаріус або особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.

Пунктом 10.2 Правил визначено порядок формування справ, а саме:

у справи вміщуються тільки оригінали документів та (або) у випадках, передбачених чинним законодавством, копії з таких документів, оформлених та засвідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій;

до справ включаються документи лише одного діловодного року;

протоколи засідань виробничих нарад групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання;

листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ­відповідь йде за документом­запитом;

документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:

внутрішній опис документів, включених до справи;

заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання;

особовий листок обліку кадрів;

автобіографія, документи про освіту (копії), витяги з наказів (розпоряд­жень) про призначення, переведення, звільнення;

доповнення до особового листка з обліку кадрів;

доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи;

нотаріальні документи (за винятком документів, пов’язаних з оформленням спадкових справ) підшиваються у справи в такому порядку:

першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, який залишається у справах контори, приватного нотаріуса,

документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений;

квартальні плани та звіти формуються у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання;

документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки (таблиці, розрахунки, викопіювання тощо), групуються у справи на загальних підставах;

справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів справу (наряд) ділять на самостійні томи (частини).

Увага!

групувати у справи одночасно документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання забороняється;

не дозволяється підшивати у справи невиконані документи;

не допускається включення до справ документів, які не стосуються справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів;

не допускається підшивати разом накази з адміністративно­господарських питань та з особового складу; накази з особового складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

Деякі випадки зміни складу документів справ

Скасування чи зміна заповіту

Згідно з п.п. 6.2 глави 3 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (далі — Порядок) якщо заповідач подасть примірник заповіту, що є у нього, то він (з відповідним написом про зміну чи скасування заповіту), разом із заявою (коли заповіт скасовується заявою) додається до примірника, що зберігається у справах нотаріуса, у державному нотаріальному архіві.

Скасування секретного заповіту

Відповідно до п.п. 7.2 глави 3 розділу ІІ Порядку якщо заповідач подасть примірник свідоцтва про посвідчення та прийняття на зберігання секретного заповіту, то він (з відповідним написом про зміну чи скасування заповіту), разом із заявою (коли заповіт скасований заявою) додається до примірника свідоцтва, що зберігається у справах нотаріуса, у державному нотаріальному архіві.

Скасування довіреності

Якщо особа, яка видала довіреність, подасть примірник довіреності, що є у неї, то він (з відповідною відміткою про скасування або передоручення) разом із заявою додається до примірника, що зберігається у справах нотаріуса, в державному нотаріальному архіві (п.п. 6.3 глави 4 розділу ІІ Порядку).

Оформлення справ для архівного зберігання

Оформлення справи — це підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, підлягають оформленню, опису згідно з вимогами розділу ХІІ Правил «Оформлення справ для архівного зберігання».

Оформлення справ починається з моменту їхнього заведення в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі у відомчий архів. Оформлення справ покладається на відповідальну за діловодство особу державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса за методичною допомогою державного нотаріального архіву.

Отже, оформлення справ передбачає:

нумерацію аркушів у справі;

складання (за необхідністю) внутрішнього опису документів справи;

засвідувальний напис справи;

підшивання або оправлення справи;

оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

З метою забезпечення збереженості і закріплення порядку розміщення документів, включених до справи, всі їх аркуші (крім засвідчувального напису і внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів є неприпустимим.

Якщо при нумерації були допущені помилки, то аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У цих випадках у внутрішні описи вносяться виправлення або описи складаються заново.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів спадкової справи допускається застосування літерних номерів. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом (наприклад: 7а, 11б тощо).

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Аркуші справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Згідно з п. 12.2 Правил внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Документами довідкового та облікового характеру можна назвати:

паспорт архіву;

всі документи справи фонду за індексом 03­02 у Типовій номенклатурі справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса;

передмову до описів;

накази приватного нотаріуса з особового складу;

книги, журнали, реєстри;

тощо.

Внутрішній опис (додаток 1) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери нотаріально посвідчених документів справ, прізвища, імена, по батькові осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, дати документів, їх заголовки, номери за Реєстром та номери аркушів справи, на яких розміщений кожен документ. У відповідному внутрішньому описі справи (наряду) вказується також кількість відсутніх документів та відповідних актів (довідок).

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводиться цифрами і словами кількість нотаріально посвідчених документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується завідувачем контори, архіву чи приватним нотаріусом.

Якщо справу оправлено в наряд (том, частину), то внутрішній опис прошивається на початку наряду (тому, частини), а засвідчувальний напис (додаток 2) справи прошивається в кінці наряду (тому, частини).

У разі долучення (вилучення) документів справа розшивається і після долучення (вилучення) документа повторно прошивається. Долучений документ нумерується тим самим порядковим номером, що й остання сторінка документа. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом. Відомості про дату долучення (вилучення) документа вказуються у внутрішньому описі в графі «Примітки».

Попередній засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

Засвідчувальний напис підписується державним чи приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправлений документ.

Згідно з п. 12.4 Правил підшивання справ повинно виконуватися періодично, але не пізніше ніж через 3 місяці після закінчення справ у діловодстві.

Треба пам’ятати!

Підшивання документів у справи (наряди) здійснюється міцними, туго натягнутими нитками.

При підшиванні документа в справу (наряд) робляться 4 проколи, відстань між верхнім і нижнім краями документа не повинна бути більше 2 см.

Підшивання здійснюється так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче, ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. Якщо текст документа розміщений близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.

Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.

Увага!

Для складання бланків організаційно­розпорядчих документів п. 5.2 Правил прямо визначено береги: 30 мм — лівий; 10 мм — правий; 20 мм — верхній та нижній.

Обкладинки справ (нарядів) оформлюються за встановленою формою (додаток 39 Правил).

На обкладинках справ, книг, журналів обов’язково вказуються:

найменування контори, прізвище, ім’я, по батькові нотаріуса, нотаріальний округ, найменування справи (наряду), строк її зберігання;

якщо справа (наряд) складається з декількох томів (частин), зазначається порядковий номер чергового тому (частини);

число, рік початку і закінчення справи (наряду) вказуються арабськими цифрами, місяць — словами. Дати початку і закінчення справи (наряду) повинні відповідати крайнім датам документів, які до неї підшиті;

номер справи (наряду) за описом за погодженням з державним нотаріальним архівом;

номер опису та номер архівного фонду — простим олівцем.

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справ.

Додаток 1

Примірний внутрішній опис, складений приватним нотаріусом,
документів справи «Заповіти (у тому числі секретні заповіти)»
з приміткою про скасування заповіту заявою

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи № ______



з/п 

Прізвище, ім’я, по батькові фізичних осіб, найменування юридичних осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії 

Дата нотаріально посвідченого документа 

Заголовок нотаріально посвідченого документа 

Номер за реєстром 

Номери аркушів 

Примітка 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

1

ПІБ

12.01.13

Заповіт

21

1–3




2

ПІБ

11.02.13

Заповіт

75

4–9




3

ПІБ

03.03.13

Заповіт

114

10–13




4

ПІБ

19.03.13

Заповіт

132

14–17




5

ПІБ

24.06.13

Заповіт

509

18–21




6

ПІБ

21.08.13

Заповіт

765

22–25

12.05.15

скасовано заявою,
р. № 304 та долучено документи: 25а, 25б, 25в


7

ПІБ

01.10.13

Заповіт

909

26–29




8

ПІБ

04.12.13

Заповіт

1123

30–34




9

ПІБ

23.12.13

Заповіт

1201

35–38





Разом 9 (дев’ять) нотаріально посвідчених документів.

Кількість аркушів справи 38 (тридцять вісім).

Кількість аркушів внутрішнього опису 1 (один).

Звірку наявності нотаріальних документів відповідно до реєстру для реєстрації нотаріальних дій проведено.

Приватний нотаріус

Дата 23 грудня 2013 року

__________________

(підпис) 

Соколова Н.І.

Відповідальна особа державного
нотаріального архіву

(Головного управління юстиції)

Дата 


__________________

(підпис) 


____________________________________


Коментар. У цьому прикладі заповіт скасовано заявою, що у графі «Примітки» ми і вказали та для зручності долученим документам присвоїли літерні номери аркушів: 225а, 25б, 25в відповідно до складу документів, які додались.

Правила не містять обов’язкові вимоги щодо складання внутрішнього опису справи, тому, на мою думку, можна внести виправлення до внутрішнього опису справи. Але якщо опис складається заново, то дата в кінці опису має відповідати даті долучення нових документів (у наведеному прикладі — 12 квітня 2015 року), а також кількість аркушів має зазначатися з урахуванням доданих літерних номерів аркушів нових документів.

Додаток 2

Примірний засвідчувальний напис, складений приватним нотаріусом,
справи 02­12 «Заповіти (у тому числі секретні заповіти)»

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ № ________
(РОЗДІЛУ ОПИСУ)


У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано 38 (тридцять вісім) аркушів,

у тому числі: літерні аркуші 25а , 25б, 25в;

пропущені номери аркушів відсутні + аркушів

внутрішнього опису 1 (один)

Особливості фізичного стану та формування справи 

Номери аркушів 



2

12.05.2015 до справи долучено:

заяву про скасування заповіту, р № 304;

примірник заповіту , що був у заповідача;

витяг про реєстрацію в спадковому реєстрі


25а

25б

25в




Приватний нотаріус

Дата 12 травня 2015 року

____________________

(підпис) 

Соколова Н.І.



MEH № 3 2016 г. - -

поділитися в соціальних мережах



Схожі:

Формування справ (нарядів). оформлення справ для архівного зберігання
У цій статті ми розглянемо вимоги до формування справ та оформлення їх для архівного зберігання, при цьому зосередимо увагу на проб­лемних...

Правил організації діловодства та архівного зберігання
Номенклатура справ систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві установи І є основою для складання описів...

Методичні рекомендації щодо складання та оформлення номенклатури...
Номенклатура справ це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються у її діловодстві...

Складання номенклатури справ, описів справ постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання
Ключові слова: номенклатура справ; примірна номенклатура справ, індивідуальна номенклатура справ, строки зберігання, підсумковий...

Складання описів справ (нарядів). Акт про вилучення для знищення...

Методичні вказівки з питань підготовки спадкових справ до архівного зберігання
Вимоги щодо складання та оформлення документів у процесі ведення нотаріального діловодства

Внутрішній опис спадкових справ (нарядів)
Звірку наявності спадкових справ відповідно до книги обліку І реєстрації спадкових справ проведено

Методичні рекомендації щодо передачі нотаріусами реєстраційних справ,...
Порядку формування та зберігання реєстраційних справ (відповідно до ч. 5 ст. 17 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав...

Примірні дії щодо описів та актів про вилучення для знищення документів,...
Повненнями від 17. 03. 2015 №381/5, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду складається...

Затверджено наказом Державної судової
Порядок формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів (далі – Порядок) розроблено відповідно до вимог Закону України...

Формування та оформлення справ
У статті описано як формувати справи та, згодом, – оформлювати їх (нумерація аркушів у справі; складання внутрішнього опису документів...

Методичні рекомендації розроблені з метою належного виконання нотаріусами...
Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» та напрацювання єдиної практики щодо формування...

Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних...
Цей Порядок визначає перелік документів, що складають особову справ державного службовця (далі працівника) апарату та структурних...

Про затвердження номенклатури справ Глинської сільської ради та її...
Зазимської сільської ради системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного розшуку документів згідно їх змісту та здійснення...

Методичні вказівки з питань підготовки спадкових справ до архівного зберігання 15
Про основні підсумки роботи міністерства юстиції та його територіальних органів у 2009 році та завдання щодо підвищення ефективності...

Інструкція про порядок обліку, зберігання І використання документів,...
Книги, журнали І реєстри згідно з типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса

Методичні рекомендації складено на допомогу працівникам держа
Упорядник: Кузнєцова М. І. начальник відділу формування наф департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів...

Затверджую
Примірна номенклатура справ для фінансових управлінь (відділів) міських рад та райдержадміністрацій є систематизованим переліком...



База даних захищена авторським правом © 2020
звернутися до адміністрації




blanki-ua.com.ua


Головна сторінка

Бланки резюме
Бланк довіреності
Бланк заяв
Заява зразок
Договір розірвання
Зразок позовної заяви
Заява на паспорт