Пошук по сайту

Головна сторінка   Бланки   Договори   Заповнення бланків   

Як правильно заповнити підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ до номенклатури справ?

Як правильно заповнити підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ до номенклатури справ?









Відділ нотаріату Головного управління юстиції в Одеській області

Відповіді на запитання
щодо нотаріального діловодства
й архівної справи


1 Як правильно заповнити підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ до номенклатури справ?

Відповідно до п. 6.6 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 6/5 від 3 лютого 1994 р., зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28 лютого 1994 р. за № 33/242, у кінці року номенклатура обов’язково закривається підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства (у державній нотаріальній конторі), чи приватний нотаріус. Форма підсумкового запису до номенклатури справ наведена в додатку № 9 до Правил ведення нотаріального діловодства.

До підсумкового запису вносяться тільки ті справи, які фактично заведені у відповідному році. Незавершені в діловодному році справи (перехідні) обліковуються один раз, а саме: при заповненні підсумкового запису за той рік, в якому вони були заведені.

У державних нотаріальних конторах до перехідних може бути віднесено таки справи:

– Правила, положення, інструкції, методичні рекомендації, вказівки.

– Документи (довідки, узагальнення, аналізи) з питань нотаріальної практики.

– Книгу обліку надходження до державної нотаріальної контори спеціальних бланків нотаріальних документів.

– Книгу обліку видачі спеціальних бланків нотаріальних документів державним нотаріусам нотаріальної контори.

– Особисті книги державних нотаріусів з обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів.

– Особисті книги державних нотаріусів з обліку зіпсованих, дефектних та анульованих спеціальних бланків нотаріальних документів.

– Книгу оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України.

– Книгу обліку витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України.

– Журнал обліку печаток і штампів державної нотаріальної контори, акти про їх передачу до управління юстиції та зразки підписів державних нотаріусів.

– Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза робочим місцем.

– Книгу обліку юридичної літератури.

– Документи з питань матеріально-технічного забезпечення та утримання приміщення нотаріальної контори.

– Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені при зміні завідувача державної нотаріальної контори, при зміні державних нотаріусів.

– Алфавітну книгу обліку договорів відчуження нерухомого майна.

– Алфавітну книгу обліку заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами та органами Державної виконавчої служби.

– Реєстр для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами та органами Державної виконавчої служби.

– Алфавітну книгу обліку заповітів.

– Алфавітну книгу обліку спадкових справ.

– Книгу обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадкового майна.

– Книгу обліку цінностей при вжитті заходів до охорони спадкового майна.

– Книгу обліку договорів на управління спадщиною.

– Книгу зразків підписів посадових осіб підприємств, установ, організацій.

– Особові справи перекладачів, зразки їх підпису та копії документів, що підтверджують їх кваліфікацію.

– Паспорт архіву.

– Опис справ постійного зберігання (річні розділи).

– Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання (річні розділи).

– Акти про виділення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню.

– Книгу обліку видачі документів із архіву.

У приватних нотаріусів до перехідних може бути віднесено такі справи:

– Правила, положення, інструкції, методичні рекомендації, вказівки.

– Документи (довідки, узагальнення, аналізи) з питань нотаріальної практики.

– Особисту книгу приватного нотаріуса з обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів.

– Особисту книгу приватного нотаріуса з обліку зіпсованих, дефектних та анульованих спеціальних бланків нотаріальних документів.

– Книгу обліку оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України.

– Книгу обліку витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України.

– Журнал обліку печатки та штампів, акти про їх знищення та зразки підпису приватного нотаріуса.

– Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза робочим місцем.

– Книгу обліку юридичної літератури.

– Документи (договори, угоди та інше) з питань матеріально-технічного забезпечення та утримання приміщення, яке є робочим місцем нотаріуса.

– Алфавітну книгу обліку заповітів.

– Алфавітну книгу обліку договорів відчуження нерухомого майна.

– Реєстр для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами та органами Державної виконавчої служби.

– Книгу зразків підписів посадових осіб підприємств, установ, організацій.

– Особові справи перекладачів, зразки їх підпису та копії документів, що підтверджують їх кваліфікацію.

– Паспорт архіву.

– Опис справ постійного зберігання (річні розділи).

– Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання (річні розділи).

– Акти про виділення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню.

– Книгу обліку видачі документів із архіву.

До справ, які також можуть бути перехідними (вестись протягом 2–3 років) у державних нотаріальних конторах, у приватних нотаріусів, можна віднести журнал реєстрації вхідних документів, журнал реєстрації вихідних документів, журнал реєстрації наказів завідувача державною нотаріальною конторою, журнал реєстрації наказів приватного нотаріуса.

2 Як формувати у справі документи, пов’язані з листуванням?

Відповідно до п. 6.9 Правил ведення нотаріального діловодства, групувати у справи слід документи одного діловодного року. У середині справи документи систематизуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту.

Відповідно до п. 6.11 зазначених Правил, не допускається включення до справи документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.

3 До справ якого року включати звіти, якщо вони складені, наприклад, на початку року, наступного за звітним?

Звіти повинні вміщуватися у справи того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання і дати направлення до відповідної установи (управління юстиції, податкових органів, Пенсійного фонду тощо).

4 Чи обов’язково підписувати примірники вихідних документів, які залишаються у справах нотаріуса, при листуванні з установами, організаціями, громадянами?

Примірники вихідних документів теж документи й повинні мати відповідні реквізити, а саме: дату, вихідний номер, який відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів, і номеру справи, в якій буде зберігатися примірник вихідного документа, підпис нотаріуса.

5 Як проводиться формування спадкових справ в наряди?

Відповідно до пунктів 4.1, 4.2 Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву, затвердженої наказом Міністерства юстиції України № 63/ 5 від 9 липня 2002 р., зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 9 липня 2002 р. за № 569/6857, (далі — Інструкція про порядок передачі нотаріальних документів), закінчені спадкові справи формуються в наряди (томи), за датою видачі першого свідоцтва про право на спадщину.

До кожного наряду (тому) входять усі закінчені спадкові справи за один діловодний місяць. При цьому оформлення внутрішнього опису, обкладинки (титульного аркуша) справи, засвідчувального напису здійснюється за правилами пунктів 2.3.11, 2.3.13–2.3.18, 2.3.23–2.3.26 Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів.

Також необхідно мати на увазі, що згідно з пп. 2.2.3 Інструкції, кожна справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).

6 Який порядок видачі додаткового свідоцтва про право на спадщину в разі, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву?

Порядок видачі додаткового свідоцтва про право на спадщину в разі, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, регулюється пунктами 4.3–4.7 Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів, в яких зазначається, що при зверненні громадян до державної нотаріальної контори з питання видачі додаткового свідоцтва про право на спадщину в тих випадках, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, нотаріус витребовує з державного нотаріального архіву відповідну спадкову справу разом із відповідними документами обліково-довідкового характеру.

Видавання спадкових справ і документів обліково-довідкового характеру з архіву в тимчасове користування оформляється замовленням (форма замовлення наведена в додатку 10 до Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів).

Передача витребовуваної спадкової справи та необхідних документів обліково-довідкового характеру оформляється актом про видавання справ у тимчасове користування (форма акта про видавання справ у тимчасове користування наведена в додатку 13 до Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів).

Акт підписується завідувачем державного нотаріального архіву й державним нотаріусом, який витребовує спадкову справу, і скріплюється гербовими печат­ками.

Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

Спадкові справи та необхідні документи обліково-довідкового характеру видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця.

7 Що робити в разі зміни складу документів справи?

Бувають ситуації, коли у правочини, посвідчені нотаріусом, вносяться зміни або доповнення, на підставі постанов слідчих органів або ухвал суду документи вилучаються із справи, а документи вже належним чином оправлені в наряд.

Підпункт 2.3.7 Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів передбачає:

«У разі приєднання (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення приєднання (вилучення) повторно прошивається. Приєднаний документ нумерується. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом. Наприклад: стор. 112 «а».».

Оскільки документи сформовано у справу, то в разі зміни складу документів справи, ці зміни необхідно відображати у внутрішньому описі та засвідчувальному написі справи.

Так, відповідно до пп. 2.3.12 Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів, зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітка» із посиланням на відповідні виправдні документи (угода про розірвання договору, постанова слідчих органів або ухвала суду про виїмку документів тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Що ж стосується засвідчувального напису, то всі зміни в складі справи зазначаються в засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдний документ (пп. 2.3.17 Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів).

Згідно з пп. 2.3.18 Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів, у разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

8 Який період часу нотаріальні документи в архіві установи можуть бути не підшитими?

На сьогодні це питання дуже часто постає перед фондоутворювачами архіву, але, на жаль, вичерпної відповіді на це питання не передбачено законодавчими актами. Тому, проаналізувавши викладене в Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів, можна дійти такого висновку.

У п п. 2.3.22 Інструкції визначено, що підшивання документів у справи повинно виконуватися періодично. Не допускається нагромадження і тривале зберігання не підшитих документів.

Але не вказується через який саме період необхідно підшивати документи у справи. Адже періоди можуть бути різними.

Треба мати на увазі, що п. 2.4 Інструкції передбачає складання описів справ постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання на кожний діловодний рік. При складанні річних розділів описів справ документи повинні бути оформленні у справи, а згідно з п. 2.3 Інструкції оформлення справ передбачає в тому числі й підшивання справи. Отже, по закінченню діловодного року можна оформляти належним чином документи у справи та складати річний розділ описів справ постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання.

Більш того, пп. 2.4.7 Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів передбачає: «описи справ постійного строку зберігання підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню ЕК, створеною при Головному управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві».

Таким чином, нотаріальні документи в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса можуть зберігатися не підшитими не більше двох років.

МЕН № 6 2008-го року



поділитися в соціальних мережах



Схожі:

Як правильно заповнити підсумковий запис про категорії та кількість...

Складання номенклатури справ, описів справ постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання
Ключові слова: номенклатура справ; примірна номенклатура справ, індивідуальна номенклатура справ, строки зберігання, підсумковий...

Методичні рекомендації щодо складання та оформлення номенклатури...
Номенклатура справ це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються у її діловодстві...

Підсумковий запис до номенклатури справ приватного нотаріуса та державної...
Стиції України від 22. 12. 2010 №3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23. 12. 2010 за №1318/18613 (зі змінами І...

Підсумковий запис до номенклатури справ приватного нотаріуса та державної...
Міністерства юстиції України від 22. 12. 2010 №3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23. 12. 2010 за №1318/18613...

Методичні вказівки щодо застосування примірної номенклатури справ
Про затвердження Методичних вказівок щодо застосування примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного...

Формування справ (нарядів) та їх оформлення для архівного зберігання формування справ
Формування справ — це групування виконавчих документів у справи відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори чи...

Наказ
України від 09. 11. 2000 №56/5 «Про затвердження Методичних вказівок щодо застосування примірної номенклатури справ державної нотаріальної...

Наказ
Приведення справ у відповідність до затвердженої номенклатури справ згідно з функціональними обов’язками

Про затвердження номенклатури справ Глинської сільської ради та її...
Зазимської сільської ради системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного розшуку документів згідно їх змісту та здійснення...

Внутрішній опис спадкових справ (нарядів)
Звірку наявності спадкових справ відповідно до книги обліку І реєстрації спадкових справ проведено

Нака з
З метою систематизації номенклатури справ по закладу та ведення ділової документації у встановленому порядку

Нака з
З метою систематизації номенклатури справ по закладу освіти та ведення ділової документації у встановленому порядку

Наказ
Про введення в дію номенклатури справ Старовірівської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів імені двічі Героя Радянського Союзу...

Правил організації діловодства та архівного зберігання
Номенклатура справ систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві установи І є основою для складання описів...

Вищий спеціалізований суд україни з розгляду цивільних І кримінальних справ
Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних І кримінальних справ було обговорено та взято до відома інформацію про...

Вищий спеціалізований суд україни з розгляду цивільних І кримінальних справ
Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних І кримінальних справ було обговорено та взято до відома інформацію про...

Вищий спеціалізований суд україни з розгляду цивільних І кримінальних справ
Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних І кримінальних справ було обговорено та взято до відома інформацію про...



База даних захищена авторським правом © 2020
звернутися до адміністрації




blanki-ua.com.ua


Головна сторінка

Бланки резюме
Бланк довіреності
Бланк заяв
Заява зразок
Договір розірвання
Зразок позовної заяви
Заява на паспорт